Nous utilisons au quotidien des systèmes multifonctions pour imprimer, scanner, dématérialiser nos documents. Afin d’assurer une utilisation optimale et sur le long terme de votre MFP, voici nos meilleurs conseils pour appliquer quelques bonnes pratiques :

1. Bien choisir son papier

Le type de papier pouvant être pris en charge par votre MFP varie en fonction du modèle de votre appareil et de la cassette utilisée. Pour vous prémunir de tout risque de bourrage papier, il est conseillé de s’assurer que :

  • La cassette n’est pas chargée avec des types de papier différents
  • La pile de papier ne dépasse pas l’indicateur de hauteur maximal de la cassette, situé sur les guides latéraux.

Vérifiez également que le papier n’a pas subi de traitement spécial ; ni humide, ni plié, froissé ou bombé, qui pourrait entrainer des dysfonctionnements de votre matériel.

2. Mettre le système en hors tension

La mise hors tension du système est une bonne habitude à prendre notamment en période de longue inactivité. Elle permet de préserver la durée de vie du MFP et de faire des économies d’énergie.

Première précaution lors de la mise hors tension, s’assurer que la liste de travaux d’impression est vide. La console de votre MFP doit vous permettre d’accéder à la liste des travaux à venir. N’oubliez pas de vérifier qu’aucune donnée n’est en cours de sauvegarde sur votre périphérique de stockage ou que des ordinateurs ne sont pas en train d’accéder au MFP par le réseau.

Si après avoir éteint votre MFP vous souhaitez le relancer immédiatement, patientez une trentaine de secondes entre les deux opérations pour permettre à toutes les opérations en ligne et hors ligne de se clôturer.

3. Suivre les recommandations de votre MFP pour le changement des cartouches toner.

La plupart des systèmes multifonctions et imprimantes sont calibrés pour reconnaître un certain type de toner. Utilisez uniquement les cartouches de toner de votre fournisseur, dans le cas contraire, le système ne vous permettra pas d’activer les fonctions d’optimisation de la qualité d’impression, de vérification du toner restant et de service à distance. Le MFP pourrait même ne pas détecter votre toner du tout.

Lorsque votre MFP vous indique qu’il est nécessaire de changer la cartouche de toner, suivez les instructions présentes sur la machine et délivrées dans votre guide utilisateur. N’essayez pas de secouer la cartouche, cela compacterait le toner et créerait des bouchons. Vous risquez également de casser des pignons qui nécessiteront une réparation par un spécialiste.

Ne jeter surtout pas vos cartouches usagées à la poubelle. Il existe des solutions de recyclage, n’hésitez à vous renseigner auprès de votre fournisseur.

4. Nettoyer régulièrement votre système multifonctions

Utilisés quotidiennement, les MFP doivent régulièrement être nettoyés pour assurer des travaux de qualité en continue.

La zone de scan :

La qualité et la netteté des scans et des copies reposent en partie sur la propreté et le bon entretien du MFP. Il est donc recommandé de nettoyer la zone de scan, la vitre d’exposition les guides et le cache-exposition du MFP au moins une fois par semaine :

 

  • Avec un chiffon doux et sec ou un tissu microfibre pour éviter de rayer les composants. Si les taches sont tenaces, passez un linge doux humidifié et bien essoré.
  • Sans utiliser de chiffon dur et sale, ou de mouchoir en papier.
  • Sans utiliser d’alcool, de solvant organique (diluant ou benzine) ou de détergeant neutre (même dilué).

Concernant les taches plus résistantes et qui ne partent pas avec un chiffon doux et sec ou  un linge doux humidifié, il est possible, en dernier recours, d’utiliser un chiffon doux imbibé d’alcool, et d’essuyer avec un chiffon sec.

La tablette de commandes :

Point d’entrée pour l’utilisation du MFP, la tablette mérite également un nettoyage très régulier (particulièrement en cette période de Covid). Utilisez donc un chiffon doux ou microfibre pour nettoyer l’écran, vous pouvez également utiliser les produits dédiés au nettoyage des outils informatiques.

Si l’intérieur des chargeurs principaux, des têtes d’impression à LED ou de la fenêtre d’exposition est sale :

Si ces éléments sont sales, l’image copiée le sera aussi. C’est pourquoi il faut les nettoyer régulièrement :

  • Utilisez le dispositif de nettoyage intégré et tirez-le jusqu’à voir apparaître la marque. Répétez cette opération 3 fois pour chacun des toners de couleur.
  • Si nécessaire, n’hésitez pas à sortir le bac de récupérateur de toner usagé pour nettoyer les têtes d’impression à LED (le dispositif de nettoyage est également intégré).

Vérifiez-bien que le bouton de nettoyage soit totalement inséré à la fin du nettoyage.

5 – Attention aux petites maladresses

Les techniciens SAV se lancent souvent à la recherche d’un trombone ou d’une agrafe tombée d’un document qui s’est glissé dans les entrailles du MFP. Prenez donc garde de ne pas ôter les agrafes, trombones ou autres attaches rapides au-dessus du MFP avant de réaliser vos travaux, ils ont une fâcheuse tendance à glisser dans le chargeur et à provoquer des pannes.

Les cafés et thés renversés malencontreusement sont souvent aussi à l’origine d’interventions techniques lourdes. Dans la mesure du possible, installez une table d’appoint à côté du MFP permet souvent de limiter ces petits accidents de la vie courante.

Bien que robustes et conçues pour durer, les imprimantes multifonctions nécessitent d’être utilisées en prenant quelques précautions simples et d’être entretenues régulièrement entre les passages des techniciens.

En complément des conseils partagés dans cet article, appuyez-vous sur les guides de prise en main rapide livré avec vos systèmes qui regorgent d’astuces et de bonnes pratiques.