La dématérialisation des documents en entreprise est devenue un enjeu central pour les entreprises de toute taille. La GED (Gestion Electronique des Documents) est une brique stratégique au sein du processus de transformation digitale des entreprises. En effet, ces solutions permettent de dématérialiser, organiser et sécuriser l’ensemble des ressources documentaires de l’entreprise (factures, contrats, documents commerciaux…) devenant nécessairement une pierre angulaire de l’organisation.
Au-delà de la centralisation et la gestion de vos documents, les bénéfices d’une solution de GED impacte l’ensemble du fonctionnement de l’entreprise : gain de productivité, développement du travail collaboratif, automatisation des processus opérationnels…
Par conséquent, le choix d’une telle solution ne doit pas être fait à la légère, voici quelques critères à examiner pour vous permettre de faire le bon choix.
Quels sont les principaux critères à prendre en compte pour choisir une solution de GED ?
1 – Connectivité et intégration
Parce qu’elle centralise l’ensemble des informations et des documents vivant de l’entreprise, la solution GED constitue le centre névralgique de l’organisation. Sa capacité d’intégration au Système d’Information existant et aux différentes solutions métier (ERP, CRM, Compta…) est un critère de choix primordial. Vérifiez donc les connecteurs et les API proposées (standards ou personnalisables) ainsi que la comptabilité avec votre infrastructure informatique (protocoles, normes ou standards d’échanges de données)
2 – Indexation des documents
Outil de productivité, une GED doit permettre de retrouver un document ou une information rapidement et simplement. Il convient donc d’examiner les critères d’indexation des informations proposés (métadonnées du document, mots clés manuels, mots clés automatiques…)
La qualité et la richesse des requêtes sont des fonctionnalités essentielles pour une solution de GED. Intéressez-vous également aux performances des moteurs de recherche et aux filtres complémentaires disponibles.
3 – Fonctionnalités collaboratives
Bénéfice souvent attendu d’une solution de gestion documentaire, la prise en charge du travail collaboratif est proposée par quasiment toutes les solutions de marché, mais avec des degrés de performance divers. Si ces fonctionnalités sont cruciales pour votre projet, examinez-les minutieusement : versioning, partage de documents, commentaires ou conversation autour d’un document… les possibilités sont nombreuses.
4 – Sécurité et gouvernance des données
Vouée à héberger et gérer toutes les données de votre entreprise, le niveau de sécurité et de confidentialité offert par votre solution de GED est évidemment capital. Plusieurs caractéristiques sont indispensables pour garantir une parfaite maîtrise de vos données : gestion des droits d’accès, contrôle des actions, traçabilité des modifications…
Avec l’entrée en vigueur du RGPD, le pilotage de la gouvernance des données traitées dans votre GED peut s’avérer également incontournable et être un critère de choix important. Pour les solutions SaaS renseignez-vous également sur la localisation du datacenter, notamment pour connaître la réglementation qui s’applique à la gestion de vos données.
5 – Accessibilité et mobilité
SaaS ou On-premise, le choix est évidemment engageant. Il est souvent déterminé par votre politique interne de gestion et de protection des données, votre infrastructure ou vos ressources SI existantes.
Les solutions Saas proposent des offres compétitives et favorisent l’évolutivité du dispositif.
Elles apportent également des options de mobilité qui peuvent s’avérer très utiles pour des usages nomades.
6 – Prise en main et intuitivité
Dans vos critères de choix, ne négligez pas l’interface. En effet, la mise en œuvre d’une solution de GED entraine souvent des changements importants dans l’organisation du travail des équipes. La facilité de prise en main et l’ergonomie générale de l’application sont donc déterminantes pour l’adoption de la solution et la réussite de votre projet.
Assurez-vous que des prestations de formation, d’accompagnement et de support sont proposées par l’éditeur.
7 – Le prix
Le prix est évidemment un critère essentiel. Renseignez-vous sur le prix des solutions et surtout de comparez-les.
Étudiez le positionnement de chaque solution (TPE, PME, grandes entreprises, secteur d’activité) et soyez attentifs à leurs références clients qui peuvent vous donner quelques indications supplémentaires.
Les grilles tarifaires des éditeurs sont construites de manière très différente, construisez donc votre propre matrice et prenez le temps de bien décortiquer les offres faites par les différents éditeurs que vous contacterez.
Ces quelques critères de choix sont communs à tous les projets d’intégration d’une solution de GED, complétez-les avec vos attentes particulières et les caractéristiques de votre organisation. La plupart des solutions de GED offrent des modules spécifiques qui sont évidemment à prendre en compte dans la sélection de votre application (gestion de notes de frais, archivage, technologies d’automatisation…).
Optez pour une solution évolutive et pérenne qui saura accompagner la croissance de votre organisation voire vous apporter des fonctionnalités complémentaires.
