Réduire les coûts d’impression, intégrer les nouveaux besoins liés à la mobilité des collaborateurs, sécuriser son patrimoine documentaire, tels étaient les enjeux de Cyrillus Vertbaudet Group en rationalisant sa politique d’impression. Pour ce faire, ils ont opté pour Gespage : les effets ont été immédiats !

 

En 2015, le groupe Cyrillus Vertbaudet, totalise 1400 collaborateurs répartis sur quatre sites de la métropole lilloise. Si deux des sites sont dédiés à la logistique, les deux autres sont administratifs. De cette organisation, découle une forte mobilité des collaborateurs entre chaque implantation géographique. Le directeur logistique, les chefs de produits, les membres de la DOSI (Direction de l’Organisation et des Systèmes d’Information), se déplacent régulièrement et la mobilité est un réel enjeu pour eux. Du fait de sa croissance, et des nouveaux défis qu’il doit relever, le groupe souhaite ainsi réduire l’ensemble des coûts liés à ses systèmes d’impression. En 2008 déjà, à l’occasion d’une première réorganisation, le Directeur des Services Informatiques, avait rationalisé le nombre et l’implantation des points d’impression pour les services qui en avaient le plus besoin. Mais il fallait aller encore plus loin. La décision a donc été prise de confier ce projet à Toshiba.

 

 

Flexibilité et efficacité…
Pour réorganiser sa politique d’impression, le groupe a choisi la solution Gespage. Les règles précédemment édictées sont conservées et renforcées avec entre autres, l’impression Noir & Blanc et recto verso par défaut et la suppression des files d’attentes non traitées sous 24 heures et des impressions orphelines. Cette nouvelle politique d’impression a permis une baisse de 19% du nombre de pages imprimées. Du côté des utilisateurs, la satisfaction est au rendez-vous : disponibilité des impressions sur l’imprimante de leur choix, redirection des travaux d’impression en cas d’indisponibilité du système d’impression, confidentialité des impressions avec utilisation du badge personnel, rationalisation de la gestion des cartouches, etc.

 

Conduire le changement
Et pour garantir une pleine efficacité de la solution, Cyrillus Vertbaudet a sensibilisé les collaborateurs à l’utilisation du badge. Ce dernier n’est plus seulement utilisé pour l’accès au parking ou pour pointer les horaires, mais aussi pour gérer les travaux d’impression. Mais le groupe ne compte pas en rester là et grâce à la flexibilité de la solution Gespage, il prévoit de déployer prochainement un système de Popup qui indique à l’utilisateur, lors de chaque impression, son coût et son impact environnemental. De quoi impliquer les collaborateurs dans la politique d’impression responsable de l’entreprise !

 

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