La réforme approche à grands pas. Entre obligations légales, enjeux économiques et transformation digitale, l’e‑facture n’est pas qu’un dossier de plus : c’est le socle des échanges commerciaux de demain.
En effet, depuis plusieurs années, l’administration fiscale prépare la généralisation de la facture électronique pour lutter contre la fraude à la TVA, accélérer les paiements et simplifier les déclarations. C’est ainsi que toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être capables d’émettre et de recevoir des factures dématérialisées d’ici septembre 2026 ou septembre 2027 selon leur taille.
Pourtant, seule une entreprise sur cinq se déclare déjà opérationnelle ou disposant d’un plan d’actions (OpinionWay – 2025). Retarder l’échéance, c’est prendre le risque de blocages administratifs, de sanctions financières… et de passer à côté d’un formidable levier de performance. Cet article est en réalité un guide complet qui vous permettra d’aborder la transition en toute sérénité.
#1. Les nouvelles obligations : mode d’emploi
1) Un calendrier précis
| Taille d’entreprise | Émission obligatoire | Réception obligatoire |
| Grandes entreprises & ETI | 1er sept. 2026 | 1er sept. 2026 |
| PME & micro‑entreprises | 1er sept. 2027 | 1er sept. 2026 |
À retenir : le 1ᵉʳ septembre 2026 n’est pas seulement la date des « grands comptes » ; c’est la date à laquelle toutes les sociétés – TPE incluses – doivent être capables de recevoir un flux de facture électronique.
2) Trois formats reconnus : choisissez le plus adapté
- Factur-X – le « PDF + XML » hybride : lisible par l’humain, exploitable par la machine. Parfait pour les TPE/PME qui souhaitent une montée en puissance en douceur.
- UBL et CII – standards internationaux nativement structurés, déjà plébiscités par les groupes multisites et les organisations exportatrices.
Adopter un format n’est pas un simple réglage logiciel : c’est un choix de gouvernance de vos données comptables et d’inter-opérabilité avec votre écosystème.
3) PDP, PPF, Chorus Pro : qui fait quoi ?
Chaque e-facture devra transiter, pour déclaration et contrôle, soit via Chorus Pro (la plateforme publique gratuite), soit via une Plateforme Agréée (ex PDP : Plateforme de Dématérialisation Partenaire) référencée par la DGFiP. La Plateforme Agréée , sorte de « tour de contrôle » privée, assure :
- injection automatique dans votre ERP,
- conversion multi-formats,
- piste d’audit fiable horodatée,
- archivage probatoire jusqu’à 10 ans.
En clair : Chorus Pro vous rend conforme ; une Plateforme Agréée vous rend performant.
#2. Les risques de l’attentisme
1) Un impact financier immédiat
Traiter une facture papier coûte de 10 € à 12 € contre ≈ 1 € pour son équivalent dématérialisé : enveloppes, affranchissement, relances, classement… la différence pèse vite plusieurs dizaines de milliers d’euros par an.
2) Non-conformité : des sanctions à ne pas sous-estimer
- 15 € par facture non émise au format électronique (plafond : 15 000 €/an).
- 250 € par transmission de données (e-reporting) manquante ou erronée (plafond équivalent).
Ces amendes s’ajoutent aux retards de paiement, aux litiges et au risque de contrôle fiscal renforcé.
3) Image & compétitivité
Gartner anticipe que 80 % des interactions B2B se feront exclusivement en ligne dès 2025 : ne pas proposer un portail de factures fluide revient à renvoyer vos clients à l’ère du fax.
#3. Cinq étapes pour une transition maîtrisée
A noter, Timeline idéale : démarrez 12 mois avant votre échéance légale ; gardez 3 à 4 mois de pilote avant le go-live.
1) Cartographier vos processus
Listez chaque source de facture (ERP, CRM, logiciel métier) et chaque cas particulier : multicompte, multidevise, filiales étrangères…
2) Évaluer vos besoins fonctionnels
Signature électronique qualifiée, portail client en marque blanche, connecteurs EDI, reporting TVA temps réel. Priorisez les « must-have » pour le J-1 et les « nice-to-have » pour la 2ᵉ vague.
3) Sélectionner la bonne solution (GED + Plateforme Agréée)
Choisissez le cloud pour la scalabilité, vérifiez le label Plateforme Agréée et l’alignement RGPD, testez l’intégration Chorus Pro en environnement sandbox avant toute signature.
4) Conduire le changement
Formez vos comptables, ADV, IT ; mettez à jour vos procédures de contrôle interne et votre piste d’audit fiable ; communiquez auprès de vos clients et fournisseurs : vos e-factures ne doivent jamais être une surprise.
5) Tester, mesurer, ajuster
Pilotez sur un périmètre réduit, suivez vos KPI : délai moyen de règlement, pourcentage de rejets, temps de rapprochement bancaire. Ajustez les workflows avant le déploiement global.
#4. Toshiba : la réponse tout-en-un GED + Plateforme Agréée
En tant qu’intégrateur indépendant, Toshiba propose une plateforme cloud souveraine qui conjugue :
| Fonctionnalités | Bénéfices opérationnels |
| Capture & OCR intelligents | Zéro ressaisie, récupération instantanée des champs TVA |
| Envoi multicanal (EDI, PDF, portail) | Délai client divisé par 3, suivi temps réel |
| Portail client personnalisé | Accès 24/7, e-ticketing intégré, NPS boosté |
| Connecteurs ERP & Chorus Pro natifs | Durée moyenne déploiement < 30 jours |
| Coffre-fort numérique NF 203 | Archivage légal 10 ans, audits facilités |
Qu’apporte la GED à la facture électronique ?
Une seule interface pour piloter e-invoicing, e-reporting et archivage, appuyée sur l’expertise Toshiba en gestion documentaire : vous capitalisez sur vos workflows existants au lieu de repartir de zéro.
Résultat : ROI mesuré en quelques mois, conformité « by design » et un accompagnement projet de bout en bout jusqu’à la certification Plateforme Agréée .
Anticipez aujourd’hui pour rester compétitif demain
La généralisation de la facture électronique n’est pas une réforme technique : c’est un tournant stratégique pour toutes les entreprises. En repensant vos processus de facturation dès maintenant, vous ne vous contentez pas de répondre à une obligation légale — vous ouvrez la voie à une meilleure maîtrise de votre trésorerie, à une conformité durable et à des relations clients-fournisseurs plus fluides.
À l’inverse, attendre, c’est prendre le risque de se retrouver dans l’urgence, avec des sanctions à la clé, des retards de paiement évitables… et une image d’entreprise dépassée face à des partenaires de plus en plus digitalisés.
Bonne nouvelle : cette transformation peut être progressive, pilotée, et même créatrice de valeur si elle est bien accompagnée.
Avec Toshiba, vous bénéficiez d’une solution complète et évolutive, intégrant GED, Plateforme Agréée, portail client, archivage légal et connecteurs ERP — le tout, porté par un accompagnement humain de proximité.
Et si la réforme devenait votre prochaine opportunité de modernisation ?
Prenez une longueur d’avance. Contactez nos équipes pour un diagnostic personnalisé et amorcez votre transition en toute sérénité.
