Propositions commerciales, documentation technique, dossier RH, pièces comptables, documents administratifs… une entreprise repose sur une masse importante de documents indispensables à son fonctionnement. La gestion de ce patrimoine documentaire est une question essentielle que de nombreuses solutions proposent de résoudre. Deux se démarquent : la Gestion Électronique des Documents (GED) et le stockage cloud. Bien que souvent confondues, ces technologies répondent à des besoins distincts et offrent des avantages spécifiques.
GED et Stockage cloud : quelles différences ?
Le stockage cloud offre de conserver des documents dans un espace de stockage sécurisé distant et d’accéder à ces fichiers via le web.
La GED va au-delà du simple stockage, elle propose un ensemble d’outils et de processus visant à organiser, gérer, automatiser et optimiser le cycle de vie complet des documents au sein de l’organisation.
Alors que le stockage cloud se concentre sur l’accessibilité des fichiers, la GED offre une approche globale de la gestion documentaire, incluant l’organisation, le traitement et l’automatisation des processus liés aux documents.
Les fonctionnalités avancées de la GED
La GED se distingue par un panel de fonctionnalités avancées comme :
- l’indexation et la recherche avancée permettant de retrouver rapidement ses documents,
- le versioning (gestion des versions) qui conserve l’historique des modifications et permet de revenir à des versions antérieures du document,
- les workflows documentaires qui automatisent la circulation des documents et les processus de validation renforcés par des outils de signature électronique,
- la collaboration en temps réel sur les documents,
- la gestion des droits d’accès granulaire pour un contrôle précis des accès et modifications des documents,
- l’archivage intelligent pour gérer le cycle de vie des documents de leur création à leur suppression…
Quelle solution pour quels cas d’usage ?
Les solutions de stockage cloud vont parfaitement répondre à des besoins de sauvegarde de fichiers pour centraliser l’ensemble des documents sur un seul espace partagé ou pour remplacer ou compléter les solutions de stockages physiques. Elles permettront également de partager au besoin des documents ou de collaborer sur des fichiers.
Une GED excelle dans des scénarios qui répondent à des enjeux métiers et des obligations réglementaires.
Par exemple :
- le traitement automatisé des factures avec piste d’audit fiable
- l’archivage légal des documents RH
- la gestion de contrats clients avec workflow de validation
- Les formulaires
- Les notes de frais
En outre, les fonctionnalités collaboratives d’une GED facilitent le travail d’équipe que peut exiger des projets complexes.
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Un choix stratégique pour les entreprises
GED ou stockage cloud ? La réponse dépend de vos ambitions. Si vous cherchez simplement à sauvegarder vos fichiers et pouvoir y accéder à distance, le cloud fera l’affaire.
Mais si vous visez une amélioration significative de la productivité de votre organisation, une optimisation de vos processus, un gain d’efficacité opérationnelle tout en accroissant la confidentialité de vos documents, la GED offre une solution complète et évolutive.
Bien que l’investissement initial dans une GED soit plus élevé, le retour sur investissement est supérieur à celui du stockage cloud. Les entreprises constatent une réduction de 30% des coûts liés à la gestion documentaire et une augmentation de 25% de la productivité après l’implémentation d’une GED*.
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* Intelligent Information Management Learning Center – AIIM
