Dans un contexte où la transformation numérique redéfinit en profondeur les priorités des DSI, les Print Services, souvent perçus comme des services de commodité, ont tout à gagner à s’aligner avec les objectifs globaux de la stratégie IT. Pourquoi ? Parce qu’une gestion cohérente, intelligente et sécurisée des impressions s’inscrit pleinement dans les enjeux de performance, de cybersécurité, de durabilité et d’agilité.
#1. Pourquoi les print services doivent-ils s’aligner sur la stratégie IT ?
Historiquement gérés en silo, les services d’impression sont aujourd’hui intégrés à un écosystème IT plus large, au croisement de la gestion documentaire, de la sécurité des données, du poste de travail et de la mobilité. Les bénéfices d’un alignement sont multiples :
- Réduction des coûts et rationalisation des infrastructures
- Amélioration de l’expérience utilisateur
- Renforcement de la cybersécurité
- Contribution aux objectifs RSE et de sobriété numérique
- Support à la transformation digitale des processus métiers
# 2. Analyser la maturité de l’environnement d’impression
L’alignement commence par un état des lieux complet : audit du parc, des usages, des coûts, des flux documentaires et des vulnérabilités. Il s’agit de comprendre comment les imprimantes s’intègrent dans le SI actuel, quels sont les points de friction et les axes d’optimisation.
Des outils de monitoring centralisé permettent désormais de collecter des données précises sur les impressions, la consommation de papier, les incidents techniques, etc. Ces données alimenteront les décisions stratégiques.
# 3. Intégrer les Print Services dans la gouvernance IT
Pour un alignement efficace, les Print Services doivent être considérés comme un volet à part entière de la stratégie IT :
- Intégration dans le schéma directeur IT
- Participation aux comités de pilotage IT
- Alignement avec les standards de sécurité du SI (authentification forte, chiffrement, logs)
- Prise en compte dans les plans de continuité et de reprise d’activité (PCA/PRA)
Le DSI, en lien avec les responsables métiers, doit définir des objectifs clairs pour les Print Services en cohérence avec les priorités de l’organisation.
# 4. Adopter des modèles serviciels évolutifs
L’évolution vers des modèles de type « Print as a Service » (PaaS) permet d’apporter flexibilité, transparence budgétaire et pilotage fin des usages. Ce modèle, fondé sur une logique de service managé, offre :
- Une gestion externalisée du parc d’impression
- Des engagements de performance via des SLAs
- Une facturation à l’usage
- Une adaptation continue aux évolutions du SI
- Le PaaS facilite aussi l’intégration aux autres briques de la Digital Workplace (GED, MDM, solutions de mobilité, etc.).
#5. Sécuriser les impressions dans une logique de sécurité globale
Les imprimantes modernes sont de véritables terminaux connectés, et à ce titre, elles doivent respecter les mêmes exigences de sécurité que les autres équipements IT :
- Authentification des utilisateurs (badges, SSO, MFA)
- Sécurisation des files d’attente et des impressions confidentielles (pull printing)
- Mises à jour régulières des firmwares
- Surveillance proactive des vulnérabilités
L’intégration aux outils SIEM (gestion des informations et des événements de sécurité) ou de supervision réseau devient également une bonne pratique.
# 6. Accompagner les collaborateurs dans les nouveaux usages
Enfin, l’alignement ne peut réussir sans une adhésion des utilisateurs. Il est essentiel de :
- Communiquer sur les objectifs poursuivis (économie, sécurité, écologie)
- Former aux bonnes pratiques (impression responsable, numérisation, workflow documentaire)
- Offrir des services simples, ergonomiques, adaptés à la mobilité et au télétravail
Les outils de reporting personnalisés et les interfaces conviviales permettent d’impliquer les collaborateurs dans la démarche.
Aligner les Print Services avec la stratégie IT, ce n’est pas seulement moderniser le parc d’impression : c’est faire des services d’impression un levier d’efficience, de sécurité et d’agilité au service de la transformation numérique. C’est aussi une opportunité d’optimiser les coûts, de renforcer la conformité et d’améliorer le quotidien des utilisateurs. Une stratégie gagnant-gagnant pour les DSI, les directions métiers… et l’environnement.
Gestion déléguée des services d'impression
