Pour éviter le gaspillage d’encre et de papier, les options d’impression sont trop souvent négligées. En incitant les collaborateurs à imprimer mieux, vous pourrez réaliser des économies importantes.
Pour maitriser le budget « impression », deux possibilités s’offrent à vous. Imprimer moins, mais cela peut parfois se révéler impossible ou imprimer mieux en exploitant l’ensemble des options d’impression intégrées aux imprimantes et multifonctions. Des options souvent sous-exploitées mais pourtant levier d’économies d’échelle incontestables et à l’impact environnemental évident !
Activer le mode brouillon par défaut…
Si vos collaborateurs n’exploitent pas les options d’impression, c’est que bien souvent, il en ignore jusqu’à l’existence. Il est donc nécessaire de les accompagner en leurs expliquant, au-delà des méthodes d’activation de ces options, leur rôle précis. Au premier rang des options les plus pertinentes : le mode brouillon. Il n’existe aucun système d’impression qui ne propose ce mode économique. Ce dernier présente l’avantage de limiter la consommation d’encre. Les impressions sont moins contrastées, les couleurs légèrement affadies, mais pour un document de travail, la qualité est presque toujours suffisante. Puisque ce mode d’impression « responsable » est sous employé, l’une des solutions, c’est la coercition douce qui consiste à configurer l’imprimante de façon à ce que le Mode Brouillon soit utilisé par défaut. Il suffit souvent pour cela d’accéder aux propriétés de l’imprimantes et de cochez la case Brouillon ou Rapide dans la section réservée à la définition de la qualité d’impression. Les utilisateurs devront systématiquement modifier les options d’impression pour augmenter la qualité…
Economiser l’encre… et le papier…
Tous les documents imprimés, méritent-ils d’occuper une pleine page A4 ? Les imprimantes proposent toute une fonction permettant de réduire la taille des documents en imprimant par exemple deux pages par feuille A4. Ce mode, appelé selon les cas Multi-Pages ou Multiple vous permet d’économiser non seulement l’encre mais aussi le papier. Le mode Multi-pages peut même être utiliser pour faire tenir 4, 6, 8 pages A4 sur une feuille. La seule limite, c’est bien sûr la lisibilité du document. Combiné au mode brouillon, ce mode d’impression réduit considérablement votre consommation de papier…
Incentiver les collaborateurs !
Pour favoriser l’adoption de ces pratiques d’impression, finalement peu contraignantes mais bénéfiques d’un point de vue écologique et budgétaire, vous pouvez challenger les collaborateurs. Les systèmes d’identification par badges ou par code Pin, permettent de retracer avec précision, les taches d’impression de chaque collaborateur et/ou service. Dès lors, pourquoi ne pas envisager un concours autour de la réduction de la consommation d’encre et de papier, en intégrant dans le réseau social de l’entreprise un palmarès des collaborateurs les plus respectueux des bonnes pratiques ! de quoi créer un saine émulation… à moindre coût !
