Le temps où les entreprises pouvaient se contenter, pour répondre à leurs besoins d’impression, de quelques copieurs isolés, disséminés dans les locaux, est largement révolu. Le numérique permet maintenant de connecter, dématérialiser, partager, organiser et archiver les flux documentaires. Si cela a simplifié considérablement la vie de l’utilisateur, il a induit pour les entreprises la nécessité de mettre en œuvre une politique de gestion des parcs d’impression pour gérer de façon cohérente l’ensemble des parcs de matériels et des solutions associées tout en assurant une diminution de leurs coûts, une augmentation de la productivité et une optimisation de la sécurité. Le cloud, la mobilité, le partage d’informations, le collaboratif, la transformation digitale et la Digital Workplace… autant de nouvelles tendances à prendre en considération dans la mise en place d’une gouvernance de gestion de parcs.

Beaucoup d’entreprises pensent qu’elles peuvent demeurer autonomes et s’appuyer sur leurs équipes internes pour répondre à cet impératif. Mais, même avec la meilleure volonté, elles s’aperçoivent rapidement que la démarche s’avère chronophage, demande des compétences particulières, de l’expertise pointue et une disponibilité maximale pour faire face à tous les imprévus.

Gérer le cycle de vie d’un document ne s’improvise pas ! C’est tout l’intérêt de recourir à des offres de services déléguées, de manière à privilégier une approche raisonnée et intelligente de la gestion des documents. Dans ce domaine, les offres de services apportent ainsi une réelle valeur ajoutée dans quatre domaines, pour l’ensemble du cycle de vie d’un document, depuis l’avant-projet jusqu’à la gestion déléguée.

D’abord, en amont, le conseil est indispensable pour éviter, par exemple, de déployer des solutions qui ne correspondent pas aux besoins des utilisateurs, de sous ou surdimensionner une architecture de solutions de gestion des flux documentaires ou d’oublier des fonctionnalités indispensables. L’audit de l’existant permet, par exemple, de cartographier les infrastructures, d’analyser les volumes à traiter, d’identifier les coûts, de prendre en compte les contraintes et de préconiser la meilleure approche.

Ensuite, lorsque les bonnes solutions sont sélectionnées et validées, en adéquation avec les besoins réels et les exigences des systèmes existants, l’accompagnement pour la mise en œuvre de ces solutions (paramétrage, connexions, prise en main…), leur déploiement fluide et la formation des utilisateurs assurent la cohérence entre les trois éléments fondamentaux de tout projet : la technologie, les usages et l’appropriation.

La garantie du fonctionnement au quotidien et le maintien en conditions opérationnelles constituent une troisième exigence, à laquelle répondent les offres de maintenance et de gestion de parc. Elles intègrent notamment la supervision et la gestion pro-active des parcs, via des centres de services.

Enfin, les services managés se positionnent comme une approche particulièrement pertinente, dès lors que les volumes de documents, les enjeux et les besoins deviennent stratégiques. Et ils peuvent le devenir très vite… Les services managés se définissent comme la gestion déléguée des services d’impression et des flux documentaires par la mise en œuvre d’expertises, d’outils et de moyens dans le but de maîtriser les coûts, d’optimiser la productivité des collaborateurs et d’améliorer la sécurité des documents.

Le marché est aujourd’hui suffisamment mature, avec des offres complètes pour concilier agilité, performance/compétences/expertise et maîtrise des coûts. Ainsi, l’accompagnement d’un partenaire expert documentaire pour la mise en place de services managés permet un retour sur investissement très rapide.