Contrairement aux idées reçues, les besoins en matière d’impression ne diminuent pas. L’impression couleur se démocratise et de nouveaux usages, comme l’utilisation des smartphones ou des tablettes implique la sécurisation des impressions à distance, que l’on ait recours au cloud ou non.
Malgré cela, on constate une baisse du coût global des parcs d’impression et une réduction significative de l’empreinte carbone, notamment grâce des technologies comme l’encre effaçable, mais aussi avec de nouveaux services managés innovants.
Tournée de plus en plus vers le digital et vers des process « zéro papier », l’entreprise cherche plus que jamais à optimiser ses services d’impression.
Pour autant, l’utilisation des imprimantes et des multifonctions, si elle est mieux gérée, ne ralentit pas. Selon le cabinet Gartner, les employés d’une PME peuvent imprimer chacun entre 1000 et 12 000 pages par an.
Or, des économies sont réalisables rapidement. En effet, dans l’entreprise, la répartition des points d’impression peut être rationalisée en fonction des besoins, des activités métiers ou encore des services. De même, des quotas peuvent être mis en place pour limiter les volumes.

 

Audit et chasse aux gaspis
La chasse aux gaspis est nécessaire et malgré tout souvent insuffisante. En effet, en dépit de nombreuses campagnes sur les bonnes pratiques d’impression et la protection de l’environnement, 25% des documents imprimés sont jetés dans les 5 minutes suivant leur impression !
Plusieurs études confirment que les coûts d’impression d’une entreprise de taille moyenne peuvent représenter entre 1 et 3% de son budget global. Par ailleurs, 40% des PME ont constaté une augmentation de leurs dépenses d’impression ces dernières années.  L’une des principales explications : les impressions couleurs. Aussi il n’est pas étonnant que 45% des entreprises invoquent la hausse du coût des consommables.
Pour diminuer les coûts, un audit complet des usages et process permet de gagner en productivité et d’économiser sur les coûts d’impression : réduire de 15% l’ensemble de ces dépenses est un objectif relativement facile à atteindre.

 

Manque de visibilité sur les coûts
En réalité, la grande majorité des entreprises ne connait pas ses coûts d’impression… Seulement 3% des PME disent en avoir une visibilité satisfaisante. Pas étonnant, puisque 70% d’entre elle n’utilisent pas d’outil de contrôle de leurs impressions !
On découvre aussi que 38% des salariés continuent d’imprimer tout ou partie de leurs e-mails. Et même lorsque des process d’archivage électronique ou ‘zéro papier’ existent, le document physique rassure les utilisateurs.
Selon le cabinet d’études IDC, citant l’assureur britannique Lockton, il s’avère que pour chaque euro que coûte une impression, ce sont 10 euros qui sont dépensés par l’entreprise si l’on inclut tous les coûts et investissements, notamment le support et la maintenance. La preuve ? Les problèmes d’imprimantes occupent la deuxième place dans les rapports d’interventions des services ‘help desk’ alors que 77% des PME françaises déclarent que les systèmes d’impression jouent un rôle critique en cas de sinistre ou d’interruption du service informatique.

 

Définir une politique d’impression pour générer des économies
Après analyse de l’existant, l’ensemble des mesures préconisées vont permettre d’élaborer sinon renforcer une véritable politique d’impression pour réaliser des économies.  Est-elle adaptée aux usages et au mode de fonctionnement de l’organisation ? Répond-t-elle aux enjeux ‘métier’ ?
Il est possible d’aiguiller les tâches d’impression, de façon automatique, vers les matériels les plus appropriés – ce qui va réduire les délais d’impression. En cas de saturation du réseau ou de défaillance d’une imprimante multifonction, le service d’impression reste disponible sur d’autres matériels, n’altérant ainsi aucunement la productivité de l’entreprise.
Enfin, une organisation centralisée est facteur d’économie. Elle facilite les interventions des techniciens en charge du parc d’imprimantes et de multifonctions et elle diminue les charges de supports et de maintenance.

 

L’impact de la mobilité
Les personnels se déplacent et travaillent souvent depuis différents sites, voire de leur domicile. Il est donc essentiel de leur simplifier la vie, afin qu’ils n’aient pas à paramétrer leur matériel (PC / smartphone / tablette) à chaque déplacement.
En outre, l’utilisation très courante des smartphones et des tablettes ne supprime pas le besoin d’imprimer. Au contraire. L’impression à distance vers un ou plusieurs points prédéfinis – et protégés – devient un « must », que ce soit à travers une infrastructure ‘Cloud’ ou non.
Une problématique très similaire concerne les postes de travail virtuels (ou bureaux mobiles). Des solutions et des services spécifiques apportent des réponses clés en mains.

 

La confidentialité et la sécurité des documents
Beaucoup d’actions restent à mener sur la protection des documents ‘papier’. Selon une étude récente, en France, 26% des salariés disent avoir  trouvé  des documents confidentiels oubliés sur des imprimantes dans leur entreprise.
Or, des solutions concrètes existent qui remédient très efficacement à ces problématiques et qui permettent de sécuriser les impressions. Chaque utilisateur peut imprimer ses documents à distance sur le point d’impression le plus proche ou de son choix, grâce à son badge ou à un code personnel.

 

Des usages éco-responsables
Si elles sont une réelle source d’économies, ces solutions présentent aussi l’avantage d’une démarche éco-responsable. Elles peuvent provenir aussi bien d’une utilisation restreinte des consommables (cf. la technologie d’encre bleue effaçable), que de la baisse de la consommation d’énergie ou d’une optimisation dans la mise en forme des documents. Ces mesures participent d’un engagement de toute l’entreprise à réduire sensiblement son empreinte carbone.

 

En conclusion
Les besoins en impression papier sont donc loin de diminuer. Cependant, les nouveaux usages liés à la mobilité et à la transformation digitale des entreprises incitent à recourir à de nouveaux services tel quel’audit. Ces dernières doivent permettre d’élaborer, sinon renforcer, une véritable politique d’impression incluant la dématérialisation, l’archivage et la gestion électronique des documents pour une diminution du papier et de son impact environnemental.

 

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