Aujourd’hui, presque un salarié sur trois reçoit son bulletin de paie au format électronique. Certes, on ne dispose pas de chiffres récents sur ce sujet, mais il est évident que cette proportion a fortement progressé depuis l’étude réalisée, en 2019, par l’institut OpinionWay. Cette étude révélait que 20 % des salariés français recevaient leurs bulletins de paie au format électronique. Plusieurs facteurs ont ainsi favorisé la dématérialisation des bulletins de paie.
La dématérialisation des bulletins de paie progresse…
D’abord, le fait que le bulletin de paie dématérialisé a une valeur juridique, probante. Les articles L3243-2 et 3 du code du travail précisent ainsi qu’avec l’accord du salarié concerné, la remise du bulletin de paie peut être « effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données ». L’employeur n’ayant plus besoin d’obtenir l’autorisation préalable des salariés, depuis 2017 (loi Travail).
Ensuite, la crise sanitaire a bousculé les modes de management des ressources humaines. De plus, le télétravail a rendu plus pertinentes les initiatives en matière de dématérialisation des bulletins de paie. Enfin, les avantages liés à cette approche ne sont plus à démontrer.
Pour les DRH d’une part : réduction des coûts (de 30 à 60 %[1]), meilleure productivité et gain de temps pour les équipes RH en charge de la paie. Réduction de la consommation de papier et de timbres, amélioration de la sécurité des données (disponibilité, confidentialité, intégrité, stockage dans un coffre-fort électronique). Pour les salariés, d’autre part, qui sont globalement très favorables à la dématérialisation des bulletins de paie (six sur dix dans l’enquête OpinionWay). Ils mettent notamment en exergue les avantages en termes de sécurité (pour la transmission des documents, le stockage sur une longue durée, qui élimine les pertes de bulletins de paie, et la protection contre les sinistres de types incendie, cambriolage ou dégât des eaux) et de facilité d’utilisation (accès aux documents en permanence).
… mais pas assez vite !
La dématérialisation des bulletins de paie participe à la qualité de l’expérience collaborateur. C’est ce que de nombreuses entreprises mettent en avant. Surtout en période de difficultés de recrutement. Pourtant, la paie reste le parent pauvre de l’expérience collaborateur. Selon le baromètre RH de l’expérience collaborateur[2], la paie arrive ainsi en dixième position des activités RH prioritairement concernées par la problématique de l’expérience collaborateur. Loin derrière l’intégration des collaborateurs, le recrutement, la mobilité ou la formation.
Trois risques à ne jamais sous-estimer
Repousser la dématérialisation des bulletins de paie s’avère une attitude contre-productive et potentiellement risquée. En effet, les entreprises qui persistent à considérer la paie comme un sous-produit du management des ressources humaines, devraient considérer trois risques.
Risque 1 : sous-estimer l’attachement des salariés
Le premier risque est de sous-estimer l’attachement des salariés à ce qui symbolise le mieux leur lien avec l’entreprise.
La crise sanitaire a d’ailleurs mis en exergue cet attachement. Une étude de l’ADP Research Institute[3] a révélé que le bulletin de paie revêt une importance particulière. Les salariés étant très attachés à la précision de la rémunération, à sa régularité (sensibilité aux retards de paiement) et à la possibilité de suivi des données de paie.
Risque 2 : être en décalage sur son temps
Deuxième risque, celui du décalage qui s’instaure entre les usages dans l’entreprise et les usages dans la vie personnelle. A l’heure où, par exemple, la pratique des relevés bancaires fournis par défaut sous forme électronique se généralise (96 % des français utilisent le site ou l’application de leur banque[4]). Conserver le papier pour les bulletins de paie ne paraîtra-t-il pas de plus en plus anachronique ? Probablement. D’autant que, dans les deux cas, il s’agit d’argent…
Risque 3 : subir un dysfonctionnement ou une attaque
Le troisième risque concerne les dysfonctionnements potentiels. Ou, pire, les attaques informatiques. De plus en plus fréquentes et coûteuses : les données sur les salaires sont très sensibles et constituent des cibles potentielles. Les deux-tiers des entreprises françaises qui assurent entièrement ou principalement la gestion de leur paie[5] et dont les pratiques en cybersécurité ne sont pas toujours à l’état de l’art (à la différence des prestataires de dématérialisation) ont intérêt à s’en préoccuper. Cela leur permettra de garantir les quatre besoins fondamentaux de protection des données : la disponibilité, l’intégrité, la confidentialité et la traçabilité.
La dématérialisation des bulletins de paie élimine ces risques. Elle contribue à l’image de marque de l’entreprise et s’inscrit dans une démarche de transformation digitale. De plus, elle participe à l’excellence opérationnelle, automatise des tâches à faible valeur ajoutée et, surtout, rassure et sécurise les salariés tout autant que l’entreprise. En effet, la dématérialisation des bulletins de paie repose sur un processus simple et robuste. Par exemple, avec les solutions Toshiba, les bulletins de paie sont captés à la source, convertis en PDF/A, horodatés et signés avec un certificat RGS2. Cela leur confère une valeur probatoire (originaux électroniques) avant d’être versés dans les coffres-forts salariés pour une durée de conservation de 50 ans.
[1] https://www.entreprises.gouv.fr/files/files/directions_services/secteurs-professionnels/economie-numerique/fiches-praTIC/fiche07.pdf
[2] L’expérience collaborateur vue par les acteurs RH, baromètre 2020, Parlons RH
[3] People at work 2021 : l’étude Workforce View, ADP Research Institute, 2021.
[4] Le secteur bancaire français, faits et chiffres. Fédération Bancaire Française, 2021.
[5] Les perspectives du marché de la paie à l’horizon 2022 : cartographie de la concurrence et leviers de croissance des acteurs. Xerfi, 2021.
