Beaucoup d’entreprises ont pris le virage de la transformation digitale, avec une orientation vers des process ‘zéro papier’ et le développement durable. Ceci ne les empêche pas d’avoir toujours besoin d’imprimer quantité de documents. Car l’impression papier, de plus en plus en couleur, garde sa raison d’être. Alors, dans ce contexte, comment améliorer la productivité, tout en maîtrisant ses coûts d’impression?
Optimiser les flux
La volumétrie des documents et des données continue de croître, ce qui rend primordiale la gestion des flux. Il devient essentiel d’optimiser l’automatisation des tâches pour organiser la capture, le traitement et la restitution de toutes les données qui arrivent de manière numérique ou imprimée. Les documents traités peuvent, ensuite, faire l’objet d’un classement automatique.
Se décharger des tâches rébarbatives
Des équipements MFP à la GED (gestion électronique des documents), les fournisseurs, comme Toshiba, ont su s’adapter. Leurs offres de solutions et de services dits MPS tiennent compte des contraintes budgétaires, des exigences de sécurité et des enjeux du développement durable.
Les entreprises qui souhaitent leur déléguer la gestion des tâches rébarbatives ou à faible valeur ajoutée, ont le choix parmi de multiples solutions innovantes.
Définir une politique d’impression
L’une des étapes majeures est de définir une politique d’impression. Toutes les options doivent être examinées et chiffrées afin d’établir un ensemble de mesures et de règles d’utilisation. L’enjeu est de répondre aux attentes des collaborateurs et d’augmenter leur confort et leur productivité tout en maîtrisant les coûts. Cela suppose de collecter des métriques. Ainsi 70% des PME reconnaissent n’avoir aucune visibilité sur leur parc d’impression, faute de disposer des outils adéquats.
Auditer la volumétrie et les pratiques
Un audit des usages peut apporter beaucoup: outre la volumétrie des documents et des données et la détection de failles dans leur sécurisation, il va jusqu’à relever les distances et le nombre d’allers-retours qu’effectuent les personnels jusqu’aux points d’impression. La cartographie qui en résulte permet de recommander des réaménagements par service, étage ou immeuble. L’audit du parc conduit également à optimiser les flux de dématérialisation et d’archivage, en fonction des priorités métier.
Susciter de nouveaux réflexes
Des économies substantielles, prévisibles et mesurables, peuvent être réalisées en quelques semaines, voire en quelques jours. De nouvelles pratiques peuvent être généralisées: impression recto-verso paramétrée par défaut, aiguillage automatique vers l’imprimante disponible la plus économique, impression en mode brouillon (faible encrage) ou utilisation d’encre effaçable avec l’éco-MFP de Toshiba permettant d’imprimer, d’effacer et de réutiliser jusqu’à 5 fois la même feuille de papier. Il est également possible d’instaurer des quotas d’impression ou des restrictions sur la couleur, etc.
Et pour obtenir l’adhésion et la motivation des collaborateurs, un accompagnement au changement est toujours utile.
Diminuer la facture énergétique
Diverses mesures visant la réduction des dépenses en énergie peuvent s’ajouter. Il est possible de généraliser la mise en veille des équipements pour l’ensemble du parc bureautique et informatique. Des indicateurs permettent ainsi d’assurer le suivi d’une politique énergétique éco-responsable.
Innover dans la mobilité
Enfin, les services d’impression et de stockage à distance, en situation de mobilité, ont beaucoup évolué, grâce notamment au ‘plug-in’ Android de l’alliance Mopria et grâce à l’éclosion des solutions sur le Cloud. Ces services sont accessibles à partir de PC portables, tablettes ou smartphones. Des procédures de sécurité les accompagnent et s’avèrent salutaires surtout en cas de perte ou de vol des équipements.
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Pour aller plus loin
Votre politique d’impression est-elle optimale ?
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