Dématérialisation des factures : halte aux idées reçues

La facture électronique et la dématérialisation des processus sont au cœur des réflexions de toutes les entreprises depuis quelques années. Le sujet devient particulièrement central depuis que la loi de finance 2020 rend obligatoire, à partir de 2023, l’usage de la facture électronique pour les entreprises de toutes tailles. Pourtant, certaines idées reçues persistent et perturbent les prises de décision et les choix d’investissement en entreprise. Cet article propose de mener la vie dure à ces préjugés.

Idée-reçue n°1 : La facture électronique ne constitue pas une preuve fiscale

Cela a en effet été le cas, mais depuis 2006, une directive européenne a rendu la facture électronique tout aussi recevable fiscalement que la facture papier. L’état a d’ailleurs déployé la plateforme Chorus pro et rendu obligatoire à toutes les entreprises française la transmission de factures électroniques aux organisations publiques et la généralisation à toute l’économie est en marche.

La force probatoire d’une facture électronique repose sur 3 principes essentiels :

  • L’authenticité de la facture qui permet de s’assurer de l’identité du fournisseur ;
  • Son intégrité, c’est à dire que les informations qu’elle comporte n’ont pas été modifiées ;
  • Sa lisibilité, le fait que la facture soit lisible facilement par tous les acteurs concernés sur tous les supports nécessaires.

Ces grands principes sont garantis par les 3 voies de sécurisation prévues par l’administration fiscale :

  • La piste d’audit fiable ;
  • La signature électronique ;
  • L’EDI (Echange de Données Informatisées).

Bref, vous le comprenez, tout a été prévu par l’administration fiscale pour que la facture électronique remplace la facture papier.

Idée-reçue n°2 : Les processus de traitement des factures de mon entreprise sont trop compliqués

La mise en œuvre d’un projet de dématérialisation conduit à l’optimisation, donc la simplification des processus de traitement. L’audit initial, indispensable à tout projet de dématérialisation, permet d’identifier les axes d’amélioration des processus et de supprimer quelques étapes rendues inutiles par l’automatisation du processus (contrôles de saisies, re-saisies, éditions et rééditions pour signatures et validation, transmission des pièces comptables et fiscales…).

De plus, la dématérialisation du processus de traitement des factures permet de supprimer les tâches les plus chronophages pour simplifier le quotidien de vos équipes comptables et opérationnelles. Factures aux formats hétérogènes, entrantes ou sortantes, les solutions de dématérialisation sont capables de traiter toutes les factures avec un taux de fiabilité proche des 100%.

Idée-reçue n°3 : Les volumes de factures que nous traitons ne sont pas suffisamment importants pour que la dématérialisation soit pertinente

La plupart des solutions de dématérialisation de factures sont maintenant proposées en mode SaaS ou sous forme de services managés. Les questions de volume de factures à traiter deviennent secondaires et n’ont pas d’impact. Pas d’infrastructure informatique coûteuse et de TMA (Tierce Maintenance Applicative) conséquente à prévoir en interne, la solution est clé en main, hébergée et sécurisée.

En plus des économies d’échelles réalisées, les bénéfices de la dématérialisation sont nombreux et couvrent bien plus encore de paramètres que celui sur les coûts unitaires de la facture traitée. La fluidification des processus, le raccourcissement des délais de traitement, le recentrage des équipes sur des tâches à valeur ajoutée sont aussi à prendre en compte et concernent toutes les tailles d’entreprises, quel que soit le volume de factures à dématérialiser.

Idée-reçue n°4 : Les risques de fraudes sont bien plus importants avec la démat’

Les risques de cyber-attaques sont en croissance et concernent toutes les entreprises. Toutefois, en comparaison, un traitement manuel de factures papier génèrent des risques d’erreurs importants (saisies, incohérences, pertes de document, interruptions du processus…) qui sont peuvent s’avérer long à détecter et avoir des conséquences désastreuses (impayés, pertes de confiance des partenaires, erreurs fiscales…)

La dématérialisation des factures permet de fiabiliser, sécuriser et tracer les processus de traitement grâce à la signature électronique, l’archivage électronique sécurisé ou la mise en œuvre d’une piste d’audit.

La dématérialisation des factures, c’est maintenant !

En résumé, la facture électronique offre des bénéfices aux entreprises de toute taille, quel que soit le volume traité. Simple à mettre en œuvre et sans investissement matériel, le déploiement d’une solution de dématérialisation optimise, fluidifie et fiabilise le processus de traitement des factures entrantes comme sortantes.

Reconnue et encouragée par l’état, la facture électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA dès 2023.

L’échéance arrive à grand pas et il est important de s’y préparer au plus tôt pour être parfaitement opérationnel et rodé lorsque la réglementation fiscale sera effective.

Si vous souhaitez préparer votre entreprise au passage à la facture électronique et en savoir plus sur les bénéfices de la dématérialisation des factures, téléchargez le livre blanc « Authenticité, Intégrité, Lisibilité : la facture dématérialisée dans tous ses états » : https://dematbytoshiba.fr/