Vous pensiez que la mise en place d’une solution de dématérialisation n’est qu’un simple projet SI qui n’affecte qu’une infime partie des collaborateurs d’une entreprise ? Détrompez-vous ! Lorsque vous vous engagez dans ce processus, les méthodes de travail, les usages, les habitudes vont être profondément remis en cause. La dématérialisation constitue un profond changement dans la culture même de l’entreprise et les relations entre les individus. Pour que votre projet ait toutes les chances d’aboutir, vous ne devez surtout pas négliger le facteur humain !


1- Réussir le bon casting !

Pour favoriser l’engagement de l’ensemble des collaborateurs dans un projet de dématérialisation, commencez par les impliquer. Il est impensable de réunir tous vos effectifs au sein d’un comité de pilotage. Toutefois, vous devez identifier dans chaque service des ambassadeurs du projet. Ces derniers, impliqués très en amont dans l’analyse des besoins auront pour mission, sur toute la durée du projet, de sensibiliser leurs collègues sur les bonnes pratiques, les avantages, et les bénéfices à tirer de la dématérialisation dans leur quotidien… Cette phase de casting est déterminante, tant du point de vue de l’enthousiasme de l’ambassadeur pour le projet que de sa capacité à représenter ses collègues. On peut imaginer une désignation de ce collaborateur référent, sur la base d’une élection organisée par services. Un processus « démocratique » qui offrira à cet ambassadeur toute sa légitimité !

2- Être à l’écoute…
En tant qu’animateur d’un projet de dématérialisation, vous (et le comité de pilotage qui vous accompagne) disposez d’une certaine vision des objectifs à atteindre, de la démarche à suivre… L’embuche à éviter consiste à s’inscrire dans une communication unilatérale. Pour remporter l’adhésion des collaborateurs, pour conduire le changement sans brusquer les équipes, vous devez régulièrement récolter leur ressenti par rapport aux démarches entreprises en vue de cerner les besoins et attentes des collaborateurs. C’est par un ajustement fréquent, régulier et mesuré, des évolutions des pratiques que vous parviendrez à impliquer l’ensemble des effectifs.

3- Démontrer plutôt qu’imposer
Face à la peur du changement, au bouleversement des attitudes, il ne faut surtout pas s’inscrire dans un schéma coercitif ! Pour donner toutes ses chances à votre projet de dématérialisation, il faut démontrer, encourager, plutôt que contraindre. Une étude a mis en évidence qu’un employé passe plus de 50 minutes par jour à rechercher des informations et consacre 40 à 70% de son temps à la gestion et à la diffusion de documents (Source : AIIM EUROPE). Pour remporter l’adhésion de vos collaborateurs, pourquoi ne pas par organiser des challenges réguliers, sur la base de défis simples de recherche documentaire par exemple ? Imaginez un atelier qui consisterait à rechercher, une facture, un document comptable, ou autre. Deux équipes sont composées. La première mène une recherche « classique » dans les archives physiques de l’entreprise, l’autre, exploite des outils informatiques sur la base des solutions GED déjà déployées. Un bon moyen de challenger les collaborateurs, et de les inciter de manière ludique à s’approprier les solutions !