La crise du Covid a fortement accéléré la digitalisation des entreprises en France. Outre les outils de messagerie et de vidéo conférence mis en œuvre pour assurer la continuité des activités, la transformation digitale impacte l’intégralité de l’activité de l’entreprise, de la dématérialisation des documents à l’automatisation des processus.
La transformation digitale amène les dirigeants à repenser le fonctionnement de l’entreprise dans sa globalité. C’est donc un réel défi, tant sur le plan technologique, stratégique qu’organisationnel.
Comme les écueils dans lesquels vous pouvez tomber sont nombreux, nous vous présentons dans cet article les 5 étapes essentielles pour réussir la transformation digitale d’une entreprise.
Étape n°1 : mesurez votre maturité digitale
Mener sa transformation digitale consiste à utiliser la technologie pour permettre à son organisation d’innover . S’engager dans cette voie implique avant tout d’évaluer efficacement le cap à franchir, les bénéfices attendus et les difficultés à surmonter.
Ce premier état des lieux est un préalable impératif à toute stratégie de transformation digitale. Quels sont les outils que vous utilisez ? Comment fonctionnent vos processus ? Comment vos équipes sont organisées ? Trouvent-elles les informations dont elles ont besoin ? Et de quelle façon ? Autant de questions qui vous permettront de poser les bases de votre réflexion et ainsi de formaliser votre plan de transformation digitale.
Faire appel à un partenaire externe pour réaliser cet audit vous aidera à gagner en pertinence dans votre réflexion.
Étape n°2 : priorisez vos objectifs de transformation digitale
La transformation digitale d’une entreprise ne consiste pas seulement à adopter de nouvelles technologies. Transformer une entreprise ne se fait pas du jour au lendemain mais plutôt étape par étape. Pour réussir votre transformation digitale et maintenir sereinement votre activité, il est indispensable de prioriser vos projets tout en vous fixant des objectifs. Faut-il d’abord engager la digitalisation du processus de facturation fournisseur ? Ou alors optimiser les processus RH de votre entreprise ?
Inspirez-vous de l’expérience d’autres entreprises de votre écosystème pour mieux discerner les problématiques prioritaires à aborder.
Étape n°3 : impliquez votre comité de direction à la transformation numérique
Pour mener efficacement la transformation de votre entreprise, votre projet doit être piloté par une personne ou une équipe, avec le support de votre comité de direction.
En effet, la transformation digitale d’une organisation est un projet d’ampleur qui concerne l’entreprise dans sa globalité.
Il est donc impératif que votre équipe dirigeante soit sponsor et moteur de cette initiative. Cette mobilisation générale facilitera la coordination des équipes ainsi que le déploiement et l’adoption des nouveaux usages.
Étape n°4 : gagnez en agilité face aux nouveaux entrants
À l’heure de la mondialisation et de la digitalisation, les marchés deviennent de plus en plus concurrentiels. En effet, les nouveaux entrants, dotés de business models innovants, utilisent des process dématérialisés et une approche entièrement digitale. Ils pourraient ainsi bénéficier d’un avantage concurrentiel sur votre marché.
Ne pas intégrer les nouvelles technologies à vos processus, de la gestion électronique des documents à l’intelligence artificielle, équivaut à prendre le risque de perdre des parts de marché au bénéfice de la concurrence et de compromettre la croissance de votre entreprise.
Pour vous en prémunir et saisir les bonnes opportunités qu’offre le numérique, il est indispensable de mettre en place une veille technologique.
Étape 5 : trouvez un partenaire de confiance pour optimiser vos processus de transformation digitale
La technologie étant la base de la transformation digitale, le choix des bons outils à mettre en place demeure une question prioritaire.
De ce fait, faire appel à un partenaire technologique, comme conseiller de confiance, peut vous permettre de franchir ces étapes avec facilité. Il vous permettra également d’éviter les erreurs qui pourraient survenir au cours de votre transformation.
Ce partenaire vous aidera à piloter le changement et à accompagner vos équipes pour l’adoption de nouvelles méthodes de travail. Il saura vous aiguiller sur les démarches les plus appropriées à vos ambitions et à votre stade de maturité numérique. Ainsi, vous pourrez injecter petit à petit les nouvelles pratiques dans vos processus et évoluer progressivement. Évitant de créer une rupture trop radicale dans votre organisation.
Impliquer votre partenaire technologique au sein de vos projets, ce dernier vous aidera à :
Convaincre en interne
La transformation digitale amène à réinventer votre entreprise : c’est un changement impactant à tous les niveaux organisationnels. Il doit donc être porté par l’équipe dirigeante et l’ensemble des collaborateurs.
Anticiper les évolutions à long terme
Quel que soit votre secteur d’activité, prévoir une feuille de route à long terme, au-delà des trois prochaines années, est une action indispensable qui vous permettra de mieux vous adapter aux évolutions du marché.
Penser agile
Vous devez être suffisamment au fait de l’utilité et du fonctionnement des technologies envisagées afin de poser les bonnes questions à votre partenaire expert et ainsi prendre les bonnes décisions.
Accompagner le changement
La réussite de votre transformation digitale dépend de la mise en œuvre des bons processus et des bonnes technologies, mais aussi de leur adoption par l’ensemble des collaborateurs. Impliquer vos collaborateurs dans le projet, les former, les accompagner ou encore s’appuyer sur des relais internes sont autant de bonnes pratiques qui contribueront au développement d’une culture d’entreprise et de méthodes de travail adéquates.
Être véritablement connecté à vos clients
En définitive, votre transformation digitale ne doit servir qu’un but : offrir une meilleure qualité de service à vos clients. Et au vu des changements de votre mode de fonctionnement, il est crucial de se réapproprier la raison d’être de votre entreprise : que vendez-vous ? À qui ? Et pourquoi vos clients vous font-ils confiance ?
La gestion documentaire est l’un des sujets les plus importants lorsqu’il s’agit de la transformation numérique d’une entreprise. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter notre article présentant sept conseils pour une gestion de documents sûre et conviviale.
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