Abonnez-vous aux dernières actualités !

Comment protéger les données sensibles et leur conformité au sein d’une GED

Dans un monde où les données sont devenues l’un des actifs les plus précieux des entreprises, la sécurité des données revêt une importance cruciale, surtout dans le domaine de la gestion électronique de documents. Les entreprises françaises font face à une multitude de risques potentiels liés à la sécurité des données, allant de la perte de données aux cyberattaques sophistiquées. Cet article explique l’importance de protéger ces données sensibles et les défis spécifiques auxquels sont confrontées les entreprises françaises en matière de sécurité des données dans le cadre de la gestion électronique de documents.

Les défis de la sécurité des données dans la gestion électronique de documents

Dans le domaine de la gestion électronique de documents, les entreprises sont confrontées à une série de défis complexes en matière de sécurité des données. Tout d’abord, la nature numérique des documents stockés et échangés accroit la surface d’attaque, augmentant ainsi le risque de cyberattaques et d’accès non autorisés. Les menaces les plus courantes incluent la perte de données, qui peuvent résulter de pannes matérielles, de corruptions de fichiers ou d’erreurs humaines, et le vol d’identité, où les informations personnelles et professionnelles peuvent être exploitées à des fins frauduleuses.

Les cyberattaques, telles que les logiciels malveillants, les attaques de phishing et les ransomwares, sont des menaces constantes, pouvant causer d’énormes perturbations opérationnelles et financières. En outre, les fuites de données causées par des erreurs internes, des violations de sécurité ou des cyberattaques, impactent la réputation d’une entreprise et entraînent des sanctions réglementaires importantes.

Face à ces défis, les entreprises doivent adopter une approche holistique de la sécurité des données, en mettant en œuvre des mesures de protection robustes telles que le cryptage des données, la gestion des accès et des identités, la surveillance continue des menaces et une culture de sécurité solide à tous les niveaux de l’organisation.

Les meilleures pratiques de sécurité des données

La mise en place de meilleures pratiques de sécurité des données dans le cadre de la gestion électronique de documents exige une approche stratégique et intégrée pour protéger efficacement les informations sensibles de l’entreprise.

  1. Développement d’une stratégie de sécurité des données robuste :

  • Sensibilisation et formation du personnel : la sensibilisation des employés aux risques de sécurité et aux bonnes pratiques en matière de gestion des données est fondamentale. Les programmes de formation réguliers sur la sécurité des données doivent être déployés pour informer le personnel sur les menaces potentielles telles que le phishing, les logiciels malveillants et les pratiques sécurisées pour éviter les fuites de données.
  • Adoption de politiques de sécurité claires : les politiques de sécurité des données doivent être claires, compréhensibles et accessibles à tous les membres de l’organisation. Elles doivent couvrir des aspects tels que l’utilisation des appareils personnels au travail, les procédures de gestion des mots de passe, et les règles de partage et de stockage des documents.
  1. Utilisation de solutions de chiffrement :

  • Chiffrement des données au repos et en transit : les données sensibles doivent être chiffrées lorsqu’elles sont stockées sur des serveurs ou des appareils, ainsi que lorsqu’elles sont échangées via des réseaux internes ou externes. Le chiffrement permet de garantir une inaccessibilité sans la clé de déchiffrement appropriée même si les données sont compromises.
  1. Mise en place de contrôles d’accès stricts :

  • Attribution de droits d’accès basés sur les rôles : les collaborateurs doivent se voir attribuer des autorisations d’accès en fonction de leurs responsabilités professionnelles. Cela garantit que seules les personnes nécessaires ont accès aux données pertinentes pour leur travail.
  • Authentification forte : l’utilisation de l’authentification à deux facteurs (2FA) ou de méthodes d’authentification biométriques renforce la sécurité des accès en exigeant des preuves supplémentaires d’identité au-delà des simples mots de passe.

En mettant en œuvre ces meilleures pratiques, les entreprises peuvent renforcer leur posture de sécurité des données et réduire les risques de violations de données dans leur environnement de gestion électronique de documents.

Les solutions technologiques pour renforcer la sécurité des données

Dans le contexte de la gestion électronique de documents, l’adoption de solutions technologiques avancées est cruciale pour renforcer la sécurité des données. Les solutions de gestion des identités et des accès (IAM) jouent un rôle essentiel en permettant aux entreprises de gérer de manière centralisée les identités et les autorisations des utilisateurs. Les IAM offrent des fonctionnalités telles que la gestion des mots de passe, la gestion des droits d’accès basée sur les rôles et l’authentification multifactorielle, garantissant ainsi que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux données sensibles.

Les outils de détection des menaces surveillent en permanence l’environnement informatique à la recherche d’activités suspectes ou malveillantes. Ces outils détectent les comportements anormaux, les tentatives d’intrusion et les attaques sophistiquées, permettant aux entreprises de prendre des mesures proactives pour contrer les menaces potentielles.

Les pare-feux avancés filtrent et contrôlent le trafic entrant et sortant, détectant et bloquant les tentatives d’accès non autorisées et les logiciels malveillants, y compris les attaques par déni de service distribué (DDoS). Les DDoS inondent une cible avec un trafic massif pour submerger sa capacité à répondre aux demandes légitimes, entraînant une interruption de service.

Parallèlement, les solutions de gestion électronique de documents sécurisées offrent une protection spécifique aux données stockées et échangées via des documents électroniques. Elles incluent le chiffrement HTTPS pour les données échangées, le cryptage des données à l’aide de l’algorithme AES 256 bit et la sauvegarde dans des datacenters distincts avec des délais de conservation étendus. Enfin le choix des datacenters et les modes d’hébergement sélectionnés sont essentiels comme les datacenters français souverains – c’est-à-dire un centre de données situé sur le territoire national et entièrement contrôlé par des entités locales – la conformité aux normes, la sécurité physique et la disponibilité. De plus, les solutions de gestion électronique de documents incluent souvent une protection contre les logiciels malveillants, permettant de détecter et de bloquer les menaces potentielles avant qu’elles ne compromettent les données de l’entreprise.

En combinant ces solutions, les entreprises renforcent leur infrastructure de gestion électronique de documents et protègent leurs données sensibles.

Conformité réglementaire et normes de sécurité des données en France

La conformité réglementaire joue un rôle crucial pour protéger la vie privée des individus et garantir la sécurité des informations. Une présentation des principales réglementations françaises telles que le RGPD (Règlement général sur la protection des données) est essentielle. Le RGPD établit des normes strictes en matière de collecte, de traitement et de protection des données personnelles, avec des sanctions sévères en cas de non-respect. Il oblige les entreprises à mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données et à respecter les droits des individus en matière de confidentialité.

La conformité réglementaire est essentielle car elle protège les droits des individus et renforce la confiance du public dans le traitement de leurs données personnelles par les entreprises. Les solutions de gestion électronique de documents jouent un rôle crucial dans l’assurance de la conformité réglementaire. Elles permettent aux entreprises de stocker, de gérer et de sécuriser efficacement les données conformément aux exigences du RGPD et d’autres réglementations pertinentes. En fournissant des fonctionnalités telles que le chiffrement des données, la gestion des accès et des autorisations, ainsi que la traçabilité des actions des utilisateurs, ces solutions aident les entreprises à respecter les exigences légales tout en assurant la sécurité et la confidentialité des informations traitées. En réalité, la conformité réglementaire est non seulement une exigence légale, mais aussi un impératif commercial pour maintenir la confiance des clients et éviter les sanctions financières.

La sécurité des données dans la gestion électronique de documents est une préoccupation majeure pour les entreprises françaises. En adoptant des meilleures pratiques, des solutions technologiques avancées et en assurant la conformité réglementaire, les entreprises peuvent renforcer leur posture de sécurité et protéger efficacement leurs données sensibles.

Gestion électronique de documents
Découvrez les enjeux de la gestion électronique des documents (GED) et réussir votre démarche de transformation numérique grâce aux solutions Toshiba.
GED
Anthony Pontil-Scala

Anthony Pontil-Scala

CHEF DE MARCHÉ DÉMATÉRIALISATION
Partager cet article :
Facebook
Twitter
LinkedIn
ARTICLES SIMILAIRES