La Gestion Électronique de Documents (GED) est une solution essentielle pour les PME et petites ETI cherchant à optimiser leur gestion documentaire. Si l’implémentation d’une GED peut sembler complexe, une approche méthodique garantit le succès d’un tel projet Voici un guide détaillé pour vous aider à démarrer.
Les objectifs de votre projet GED : point de départ incontournable
Avant de réfléchir au type de solution à mettre en œuvre, il s’agit de bien identifier les objectifs de votre projet. Définir clairement la raison pour laquelle vous engagez ce projet et les enjeux qu’il porte est un préalable essentiel pour dessiner le périmètre du projet.
L’implication de vos collaborateurs dès cette phase de réflexion est aussi un atout pour une couverture exhaustive des besoins et des problématiques.
Ces réponses constituent le point de départ indispensable au cahier des charges et à vos échanges avec le consultant GED qui vous accompagne.
Enfin, structurer des objectifs clairs pour votre GED permet de mesurer son succès et de justifier l’investissement.
L’audit documentaire : base solide de votre projet GED
Abordé comme un diagnostic, l’audit documentaire est une étape fondamentale de votre projet GED. Il permet de comprendre l’état actuel de votre gestion de documents. Il est l’occasion d’identifier les dysfonctionnements que la GED doit gommer. Cette étape doit également permettre d’évaluer la quantité et les documents concernés pour dimensionner la solution.
Enfin, il doit fournir l’analyse des méthodes de classement, d’indexation et de distribution de documents.
Cette phase d’audit facilite l’identification des besoins spécifiques de votre entreprise et la définition de la solution et du plan de classement les plus adaptés à vos besoins.
Construire une équipe projet en interne
De la définition des objectifs et l’identification des besoins à couvrir, à l’accompagnement du déploiement, une équipe projet dédiée est le pilier de la réussite de votre projet GED. Elle assure la cohérence entre les besoins de l’entreprise et la solution mise en place.
Composée d’un chef de projet et de référents au sein de chacune des équipes concernées par la GED, elle joue un rôle essentiel tout au long du projet.
Elle est impliquée dès le début dans les phases de réflexion initiale et d’analyse de l’audit documentaire pour définir les besoins, le périmètre, mettre à plat les processus…
Elle est aux avant-postes lors de la phase pilote pour tester et remonter les ajustements et les optimisations à apporter à la solution avant son déploiement. Elle est enfin moteur lors de la phase de mise en production pour accompagner les équipes à la prise en main et à l’adoption de la solution et des processus qui l’accompagnent.
A chaque étape du projet, cette équipe interne est un précieux relais pour le consultant GED qui vous accompagne.
Appuyez-vous sur un consultant
Déployer un projet GED offre des gains de productivité et améliore significativement l’efficacité opérationnelle d’une organisation. C’est aussi un projet structurant pour l’entreprise qui doit s’appuyer sur une méthodologie bien huilée.
Un consultant GED vous guidera à chaque étape du projet pour vous aider à faire les bons choix et à construire un plan adapté à votre entreprise. Il vous accompagne dans les choix techniques, l’optimisation des processus et la conduite du changement spécifiques à la GED.
Il vous fera gagner un temps précieux et vous permettra de mettre en place un dispositif efficace et pragmatique.
Communiquez tout au long du projet
Quels que soient les objectifs et l’envergure de votre projet GED, il est indispensable de communiquer auprès de l’ensemble des équipes le plus tôt possible. Parce que déployer un projet GED bouscule les pratiques internes et modifie les processus en place, la conduite du changement est essentielle pour assurer la réussite du projet et la bonne adoption du dispositif déployé.
Outre la formation et l’accompagnement à la prise en main des outils, expliquer précisément le projet, son déroulé, ses impacts et les bénéfices attendus est un levier d’implication des équipes particulièrement efficace. Plus tôt vous partagerez avec les équipes, plus fort sera l’engagement de tous autour de ce projet, plus simple et rapide sera la transition vers la GED.
Et la suite ?
En résumé, déployer une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) est un projet stratégique qui transforme la gestion documentaire d’une entreprise et impacte ses processus.
La réussite d’un projet GED repose sur une approche structurée et méthodique. De la définition des objectifs à la communication avec les équipes, chaque étape est cruciale pour transformer votre gestion documentaire et booster l’efficacité de votre entreprise. En suivant ces quelques recommandations et en vous appuyant sur l’expertise d’un consultant GED, vous maximiserez les chances de succès de votre projet et récolterez rapidement les bénéfices d’une gestion documentaire optimisée.
