Créée en 1947 à Hergnies, Les Établissements Coupez est une entreprise spécialisée dans la livraison de boissons pour les professionnels de la région Nord Pas-de-Calais. Dans cet article, vous découvrirez comment Les Établissements Coupez ont bénéficié d’une réduction des coûts grâce à la Gestion Électronique des Documents (GED).
La consommation de boissons : un marché arrivé à maturité ?
Afin de répondre à leurs nouveaux enjeux, Les Établissements Coupez ont bénéficié d’une réduction des coûts en transformant leur organisation via la numérisation de sa gestion de documents. « Nous avons souhaité agir pour aligner notre organisation, avec la numérisation de notre gestion de documents clients. », explique Frédéric Gros, Président du Directoire des Établissements Coupez.
Cette décision intervient à la suite d’une prise de conscience de la direction concernant la gestion de son service administratif. « Lors de chaque renégociation, le service administratif, qui centralise tous les documents clients, devait retrouver les contrats dans des classeurs. C’était une perte de temps considérable. », ajoute Frédéric Gros.
En effet, avec ses 800 clients, l’entreprise produit un volume d’environ 2.000 à 2.500 factures chaque mois. Une numérisation des documents de l’entreprise serait donc une solution optimale. Elle permettrait de faciliter l’accès à l’information à l’ensemble de l’organisation et de raccourcir le processus de traitement des demandes clients. Ce qui lui fournit un gain de temps et une réduction des coûts considérable.
GED by Toshiba : une solution de réduction des coûts optimale
Pour répondre à ces enjeux, Les Établissements Coupez a implémenté la solution de GED by Toshiba.
C’est en 2019 que Frédéric Gros assiste à une présentation de l’offre GED par les équipes de Toshiba qui l’a convaincu de l’adéquation de cette solution à ses besoins. Ainsi, après une analyse approfondie des besoins de l’organisation, Toshiba leur a proposé une solution adaptée.
En effet, Toshiba a été en mesure de fournir une solution sur-mesure en proposant des fonctions supplémentaires. Par exemple, la fonction « Intelligent Indexing », qui permet d’identifier instantanément les informations les plus utiles au sein d’un document, puis de les convertir en données structurées, indexables et consultables.
« En effet, notre catalogue regroupe de nombreux produits différents. Nous traitons beaucoup d’informations, de factures, de contrats et de grilles tarifaires pour chaque client, ainsi que diverses catégories fiscales associées à nos produits. Il fallait que la solution Toshiba intègre cette diversité pour assimiler de façon transparente et automatique toutes ces informations. La solution s’est parfaitement adaptée à nos besoins, à nos types de documents et à nos processus. », déclare Frédéric Gros.
Toshiba a implémenté cette solution GED mi-2021. Depuis, toutes les factures et les documents clients bénéficient d’une gestion dématérialisée. L’historique des factures, reçues et émises avant la mise en place de la solution n’a toutefois pas été intégré. En revanche, tous les documents relatifs aux clients l’ont été.
Concernant l’accompagnement, Toshiba a organisé une une journée de formation pour les trois personnes de l’équipe administrative. Cette journée a pour but de permettre aux collaborateurs de s’approprier les fonctionnalités de la solution et d’optimiser son utilisation.
Toshiba : un partenaire de choix
Entre Les Établissements Coupez et Toshiba, la relation ne date pas d’hier.
« Nous avions l’habitude de travailler ensemble pour la gestion de nos parcs d’imprimantes et de photocopieurs. C’est une réelle relation de confiance. », rappelle Julien Duhamel, responsable administratif et financier des Établissements Coupez.
« Ce critère relationnel est très important, nous évoluons en effet dans un des métiers de services et nous fonctionnons de la même manière que Toshiba. Notre succès sur le marché se base sur la qualité des relations avec nos clients vis-à-vis desquels nous devons être très réactifs. », ajoute Frédéric Gros.
Pour la mise en œuvre de la solution, le mode de fonctionnement entre Les Établissements Coupez et Toshiba a été très souple.
« La remontée des besoins s’est effectuée au fur et à mesure vers les équipes de Toshiba, très disponibles et qui ont traité rapidement nos demandes, de manière très qualitative. Elles ont été très réactives, efficaces et à notre écoute. », résume Frédéric Gros.
Des flux documentaires dématérialisés : des bénéfices au-delà de la réduction des coûts
Les Établissements Coupez ont constaté plusieurs bénéfices. Un gain de temps concernant la circulation des flux de documents, une vision unifiée et centralisée des clients, des processus beaucoup plus fluides et évidemment, une réduction des coûts. Chaque négociation des prix par les commerciaux des Établissements Coupez avec leurs clients donne lieu à la rédaction d’un document spécifique : la feuille de prix.
Avant la mise en place de la solution, ce document était amené dans les locaux de l’entreprise pour être traité.
« Nous perdions au moins deux jours, avec, en outre, des risques de pertes de documents », relate Frédéric Gros.
Ces documents se trouvaient dans des caisses ou des armoires au format papier. Peu pratique pour rechercher la bonne information au moment où l’équipe administrative ou les commerciaux en avaient besoin.
Désormais, toutes les modifications s’effectuent directement dans la GED. En effet, les commerciaux disposent de l’application sur leur téléphone portable et ont accès directement aux informations relatives à leurs clients. Ils peuvent également générer facilement les documents utiles.
Cela permet à l’équipe administrative de recevoir rapidement l’information et de la traiter sans délai, avec une réduction de la consommation de papier.
Avec la numérisation, toutes les informations clients sont centralisées et accessibles immédiatement. L’équipe administrative dispose ainsi, à un seul endroit, de l’ensemble des éléments pour gérer la relation commerciale avec les clients.
« Toute la documentation relative à chaque client est stockée dans la solution (contrats, factures, RIB, mandats de prélèvement…). Cela nous garantit une traçabilité, une réelle simplification ainsi qu’une sécurisation de l’accès à l’information pour l’équipe administrative. », souligne Frédéric Gros.
