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Gestion Électronique des Documents : dix bonnes raisons de s’équiper

8 Minutes
Groupe de collègues utilisant la gestion électronique de documents

Plus de sept entreprises sur dix utilisent une solution de dématérialisation. Une bonne nouvelle ! Découvrez les dix bonnes raisons pour s’équiper de gestion électronique de documents ou adapter les solutions existantes.

 

Les solutions de gestion électronique de documents sont un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents. Ces solutions sont aujourd’hui bien connues et implémentées dans les entreprises. C’est la bonne nouvelle : en 2020, 71 % des entreprises françaises étaient équipées d’une solution de gestion électronique de documents tandis que 19 % envisageaient de s’équiper à court terme, selon une étude Nuxeo-Archimag[1].

 

Le marché de la GED

Aujourd’hui, le marché de la gestion électronique de documents représente 2,8 milliards d’euros (en 2021) avec une croissance de +5,6 %, d’après Markess.[2], Ils anticipent, d’ici à 2025, une évolution du marché qui devrait avec une croissance moyenne attendue à 7% : « Les besoins autour de la poursuite de l’activité à distance, les besoins d’accélération autour de la dématérialisation de bout en bout, comme ceux de l’automatisation des processus métiers, porteront le marché de la gestion électronique de documents. »

Ce marché se caractérise par sa régularité. Signe que les technologies de gestion électronique de documents, composante essentielle de l’ECM (Enterprise Content Management), sont extrêmement fiables et en amélioration constante.

 

Les solutions de gestion électronique de documents restent donc des valeurs sûres. Toutefois, il ne suffit pas de s’en équiper, encore faut-il qu’elles soient adaptées à l’évolution des besoins, de l’environnement, des changements organisationnels et à l’état de l’art.

 

Les dix bonnes raisons de s’équiper de gestion électronique de documents :

 

1. Le télétravail chamboule les modes de recherches de documents.

Il s’est installé durablement dans la plupart des organisations et remet en cause la manière de stocker, gérer, rechercher et utiliser les documents. Mais l’usage de l’e-mail pour gérer les échanges de documents a ses limites. Tout comme le stockage non coordonné dans le cloud. Sans oublier l’inévitable duplication à plus ou moins grande échelle de documents strictement identiques…

 

2. Les solutions de GED s’enrichissent régulièrement.

Celles d’aujourd’hui intègrent de nombreuses innovations. Plus riches en fonctionnalités (notamment collaboratives). Plus performantes en indexation de documents. Utilisables en situation de mobilité. Moins coûteuses (grâce au cloud) et plus faciles à prendre en main. Les nouvelles générations de solutions de GED ont certainement tout pour séduire !

 

3. Les volumes de documents et de données explosent.

En 2020, au niveau mondial, les données créées et répliquées ont atteint 64,2 zetabytes[3], selon IDC. Deux fois plus qu’en 2018. Ce volume atteindra 175 Zettabytes en 2025 ! Et une part significative de ces données sera transformée en documents qu’il faudra toutefois bien gérer.

 

4. Gagner du temps est de plus en plus impératif.

Les analystes de Gartner estiment que, en moyenne, 28 % du temps des salariés est consacré à chercher de l’information[4]. Et d’après une étude de la revue d’Archimag[5], 37 % salariés français ne retrouvent pas les documents qu’ils recherchent dans la base documentaire mise à leur disposition. Il y a donc un potentiel significatif de gain dans ce domaine avec une gestion optimisée des documents.

 

5. Un besoin d’intégration des documents aux applications métiers.

La transformation digitale, qui s’est accélérée avec la crise sanitaire, impose une reconfiguration des processus et des workflows, afin de gagner en agilité et en fluidité. L’un des leviers pour y parvenir réside dans la gestion intelligente des documents, hors des silos encore trop nombreux. L’une des tendances majeures, mise en exergue par Gartner lors de son dernier symposium, est le concept d’applications « composables », c’est-dire l’intégration de multiples briques métiers pour gagner en excellence opérationnelle. La GED constitue le ciment permettant d’assembler intelligemment ces briques.

 

6. Un besoin croissant d’échanges de documents avec les partenaires, les fournisseurs et les clients.

L’efficacité des relations avec des tiers repose en partie sur un management de documents qui, grâce à une solution innovante et à l’état de l’art, permette de créer de la valeur.

 

7. Un alignement des processus de décision et de validation.

Les deux-tiers des décisions sont plus complexes à prendre qu’il y a deux ans, selon Gartner[6]. Essentiellement parce qu’il faut davantage prendre en compte le contexte et décider plus vite sur des périmètres plus étendus. La Gestion électronique des documents, en permettant d’accéder au bon fichier, au bon moment, contribue à simplifier les processus de décisions.

 

8. L’expérience utilisateur passe par la modernisation des solutions de gestion de documents.

A l’heure où l’on parle beaucoup de la Digital Workplace, dont l’un des atouts est une gestion optimisée des documents, de plus en plus d’entreprises souhaitent aligner l’expérience collaborateur et l’expérience client. La modernisation des applications existantes, dont celle de GED, avec des fonctionnalités enrichies et des interfaces utilisateur attractives, contribuent à ce rééquilibrage.

 

9. Renforcer la sécurité dans un contexte d’incertitude.

Garantir la disponibilité, l’intégrité, la confidentialité et la traçabilité des documents est essentiel, dans un environnement où se multiplient les attaques contre les systèmes d’information et le piratage de données. Les solutions de GED permettent l’horodatage des documents et des accès sécurisés, avec une gestion granulaire des droits des utilisateurs et, pour les solutions cloud, des transferts sécurisés.

 

10. Des exigences de gouvernance de l’information.

Les évolutions réglementaires imposent aux entreprises une gestion beaucoup plus fine et professionnelle des données et des documents. C’est le cas, par exemple, pour la protection des données personnelles, avec le RGPD : la prolifération non maîtrisée de documents contenant des informations nominatives fait courir un risque juridique qu’il ne faut plus négliger. D’autant que les personnes concernées sont de plus en plus vigilantes : le nombre de plaintes à la CNIL[7] a bondi de 62,5 % en 2020… Pour les analystes de Markess, « le marché poursuivra également sa progression sous l’impulsion des évolutions règlementaires, véritables moteurs de la transformation numérique, comme les évolutions autour de la facture électronique obligatoire, dont les mises en œuvre s’échelonnent entre 2024 et 2026 selon la taille des entreprises. »

 

Pour conclure

Enfin, nous pourrions ajouter une onzième « bonne raison » : le respect de l’environnement. Avec une consommation de papier raisonnée et la réduction de l’empreinte environnementale liée aux documents stockés en de multiples exemplaires et partagés en pièces jointes à de nombreux interlocuteurs : un e-mail avec une pièce jointe de 1 MB génère 19 grammes de CO²[8]. Pour une entreprise de 100 personnes envoyant en moyenne 33 e-mails par jour, 220 jours par an, cela représente 13,6 tonnes CO², soit l’équivalent de 13 allers-retours Paris-New York en avion !

 

Sources

[1] GED, intelligence artificielle et données : où en sont les organisations ? Nuxeo, Archimag. https://www.nuxeo.com/fr/resources/ged-intelligence-artificielle
[2] https://www.docaufutur.fr/2020/11/12/markess-devoile-une-nouvelle-etude-sur-la-digitalisation-des-processus-documentaires-et-metiers/
[3] https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=prUS47560321
[4] Digital Workplace Frameworks Unify Your Disconnected Employee Technologies. Gartner Symposium 2021.
[5] Digital Workplace : conseils et solutions pour l’adopter. Archimag, 2021. https://www.archimag.com/livres-blancs/digital-workplace-conseils-et-solutions-pour-ladopter
[6] Future of data analytics : reengineering the decision. Gartner. Symposium 2021.
[7] https://www.cnil.fr/fr/la-cnil-publie-son-rapport-dactivite-2020
[8] https://www.greenit.fr/2011/07/11/19-grammes-de-co2-l-empreinte-carbone-d-un-e-mail-selon-l-ademe/

Anthony Pontil-Scala

Anthony Pontil-Scala

CHEF DE MARCHÉ DÉMATÉRIALISATION

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