Alors que la digitalisation des processus s’accélère et que les volumes de données explosent, le choix d’une solution GED appropriée devient déterminant pour booster la performance opérationnelle et maîtriser le flux d’informations. Mais quelle approche privilégier : une GED transverse ou une GED métier ? Cet article vous aidera à faire le bon choix en fonction de vos besoins et de vos objectifs.
Qu’est-ce qu’une GED Métier ?
La GED métier est une solution de Gestion Électronique des Documents conçue pour répondre aux besoins spécifiques d’un service de l’entreprise en intégrant nativement des règles métiers ou des outils spécifiques (signature électronique, coffre-fort numérique, gestion des délais de conservation ou de validité).
Voici quelques exemples d’application de GED métier :
- Ressources Humaines : gestion des contrats de travail, des dossiers du personnel, des bulletins de paie, etc.
- Comptabilité : gestion des factures fournisseurs, des comptes clients, des journaux comptables, etc.
- Service Juridique : gestion des contentieux, des baux immobiliers, des contrats, de la propriété intellectuelle, etc.
- Commerce : gestion des bons de commande, des achats, des devis, des factures, etc.
La GED métier, de par sa spécialisation, est plus simple d’adoption pour les utilisateurs experts métier. Elle permet d’optimiser les flux documentaires pour gagner en efficacité sur un processus spécifique. En moyenne, 90 % des fonctionnalités d’une GED métier sont utilisées, contre 40 % pour une GED transverse. Cette adaptation fine aux besoins spécifiques de chaque service garantit une performance accrue et une adoption rapide par les utilisateurs.
Qu’est-ce qu’une GED Transverse ?
La GED transverse est une solution unique et intégrée qui couvre l’ensemble des services de l’entreprise. En centralisant toutes les données, elle permet de rompre avec l’organisation en silos, favorisant ainsi le partage des documents et le travail collaboratif. Cette approche permet de standardiser et d’unifier les processus à l’échelle de l’organisation.
En regroupant différents services aux modes de fonctionnement variés, la GED transverse facilite la collaboration et optimise la mise à disposition et le croisement des informations. Elle améliore la fluidité des échanges et offre une meilleure visibilité sur le patrimoine documentaire de l’entreprise.
En somme, une GED métier va optimiser un ou des processus documentaires spécifiques sur un pan du fonctionnement de l’entreprise quand une GED transverse aura plus d’impact sur le fonctionnement général de l’entreprise et l’alignement et la coordination entre services.
Quels critères prendre en compte pour choisir entre une GED Transverse et une GED Métier ?
Le choix entre une GED transverse et une GED métier dépend des besoins spécifiques de votre organisation. Voici les critères à évaluer pour faire le meilleur choix.
Les enjeux de l’entreprise
Pour choisir entre une GED transverse et une GED métier, il est essentiel de bien comprendre les besoins de votre entreprise. Si vos processus documentaires sont largement interconnectés et nécessitent une collaboration interservices, une GED transverse peut être plus appropriée. En revanche, si vos services ont des besoins très spécifiques ou que l’un de vos services est clé pour votre activité (Recrutement, Suivi de dossiers clients, Gestion des factures fournisseurs…), une GED métier pourrait mieux répondre à vos attentes.
La taille de l’entreprise
La taille de votre entreprise est également un critère déterminant. Les TPE / PME, avec des ressources limitées, peuvent tirer parti d’une solution de GED transverse pour centraliser et simplifier la gestion documentaire. Cependant, les entreprises de taille intermédiaire, avec des départements plus structurés et des besoins spécifiques, auront peut-être intérêt à adopter une approche plus métier.
L’évolutivité de la solution
La flexibilité et la scalabilité de la solution de GED sont également des éléments à prendre en compte. Certaines solutions GED offrent une approche modulaire permettant avec la même solution de couvrir des besoins transverses puis de les compléter avec des modules métiers spécifiques. Cela permet d’accompagner l’évolution de l’entreprise et de renforcer au fur et à mesure son organisation et l’efficacité de ses processus. Le déploiement d’une GED peut être progressif et répondre à un cas d’usage spécifique d’un métier tout en offrant une approche transverse au reste de l’organisation. Cette approche hybride permet de répondre aux besoins prioritaires tout en assurant une adoption optimale de la solution par les équipes.
Conclusion
Choisir entre une GED transverse et une GED métier dépend avant tout de vos besoins spécifiques, de la structure de votre entreprise, de votre budget et de vos objectifs à long terme. Une analyse approfondie de vos processus documentaires et de vos exigences métiers est essentielle pour faire le bon choix. Quelle que soit votre décision, une solution de GED bien implémentée peut transformer la gestion documentaire de votre entreprise, améliorer son efficacité opérationnelle et renforcer la conformité.
En définitive, que vous optiez pour une GED transverse ou une GED métier, l’important est de choisir une solution qui s’adapte à votre organisation, soutient vos objectifs de croissance et d’optimisation et accompagne l’évolution de l’entreprise.
