Combien de temps passez-vous à chercher tel ou tel document ? Ou bien à devoir vous battre entre plusieurs versions d’un même dossier, sans trop savoir laquelle est la bonne ? Au quotidien, cela peut sembler très peu, mais mis bout à bout, ce temps de recherche représente en moyenne 7,5 heures de perdues par semaine. Vous imaginez ? Une journée entière passée à chercher le bon document !
Heureusement il existe une solution : la gestion documentaire. Cet article vous expose ce qu’est une gestion documentaire, l’importance d’en adopter une bonne au sein de votre entreprise et comment la mettre en place.
Qu’est-ce que la gestion électronique de documents (GED) ?
Tout au long de son cycle de vie, une entreprise produit de nombreux documents. Certains sont vitaux (contrats, titres de propriété), et d’autres servent à prendre des décisions (les documents de travail). Conserver et gérer ces documents répond à de nombreux enjeux de l’entreprise, qu’ils soient stratégiques, juridiques, ou autres.
Un système de GED est un logiciel de gestion (ou un ensemble d’outils de gestion) qui vise à gérer ou organiser l’ensemble de la documentation produite par l’entreprise. Les fonctionnalités de recherche, la gestion des accès aux documents électroniques et les processus de publication sont les principales fonctionnalités d’un outil de gestion des documents, de même que l’archivage et la dématérialisation.
Pourquoi mettre en place une (bonne) gestion documentaire ?
La dématérialisation des documents en entreprise, la gestion de l’information et l’archivage électronique sont des enjeux importants pour les entreprises, surtout depuis l’importance croissante du travail collaboratif ou à distance. Mettre en place une gestion documentaire au sein de votre entreprise permet notamment de :
- Accéder rapidement et à distance aux documents (souvent sur un intranet)
- Rassembler les documents au sein d’une base unique
- Conserver les documents produits (tout au long du cycle de vie des documents)
- Disposer d’une traçabilité pour l’ensemble des documents
Les entreprises qui mettent en place un système de gestion de contenu sont plus efficaces que les entreprises qui s’en remettent encore aux documents papier. Avec une bonne gestion des données, il est plus facile pour les entreprises de disposer d’informations fiables et d’optimiser leurs processus.
Autres écueils qu’une bonne gestion documentaires permet d’éviter ; l’accumulation de versions d’un même document et les risque de dispersion des informations. Quand plusieurs personnes ou métiers sont impliqués dans la rédaction d’un document, qu’il s’agisse d’une commande ou d’un fichier client, trop de versions mal nommées peuvent leur faire perdre du temps, créer des tâches à faible valeur ajoutée et entraîner des risques d’erreurs.
Comment choisir la bonne solution de gestion de documents ?
Les solutions de gestion de documents se sont répandues sur le marché depuis les années 90. Les fonctionnalités proposées diffèrent d’un logiciel de GED à un autre et il est impératif de bien connaître les besoins de votre entreprise pour choisir celui qui vous convient.
Les critères de choix d’une bonne solution de gestion des documents seront différents selon que vous souhaitez :
- Numériser et stocker des documents, alors il est important de déterminer le volume et les types de documents ou bases de données à stocker,
- Classer et organiser des documents, car il faut penser aux critères d’indexation de ces documents ou à la gestion des droits d’accès,
- Contrôler la conformité d’un document, par exemple pour tout ce qui concerne la gestion des versions et des modèles, et les conventions de nommage,
- Sécuriser des données que ce soit pour interdire l’accès à des indésirables, ou prévenir la perte d’information suite à une panne de courant,
- Collaborer à distance, qui est un enjeu important en ce moment. Il faut vérifier si la solution est pratique, accessible et suffisamment sécurisée, et définir vos besoins en termes de collaboration (cocréation de documents, partage d’informations, gestion des tâches… ?)
- Accéder aux documents depuis un smartphone, d’autant que les fournisseurs de solution ne proposent pas tous une application dédiée,
- Echanger des informations avec d’autres logiciels compatibles comme un CRM (Customer Relationship Manager) ou un ERP (Enterprise Resources Planning)
- Automatiser des processus, comme l’édition de commandes ou de factures. Cela implique souvent que la GED soit capable de prendre en charge des workflows
Un conseil : pensez à lister les cas d’usages pour lesquels vous aurez besoin d’une GED dans votre entreprise, les métiers qui seront impactés par sa mise en place, ainsi que les processus qui pourraient être amenés à changer.
Conclusion
Aujourd’hui, les entreprises comptent de plus en plus sur la numérisation de leurs documents pour gagner en productivité. Afin de rester efficaces dans vos processus quotidiens et d’obtenir rapidement les informations dont vous avez besoin, la mise en place d’un bon système de gestion des documents numériques est nécessaire. Cependant, la GED est un outil qui peut s’utiliser dans de nombreuses situations. Comme tous les outils, son efficacité dépend surtout de ce que vous en faites.
