Et si la transformation digitale d’une entreprise passait d’abord par le choix de vos imprimantes multifonctions ? Face aux enjeux de la digitalisation, l’impression et la gestion documentaire sont deux leviers essentiels. Décryptage.
A l’origine de la transformation digitale, il y a eu le Cloud qui a permis de repenser différemment la place des données, des applications et des processus au sein des entreprises. Le cloud évolue rapidement. D’un simple espace de stockage, il devient un outil de travail collaboratif.
Selon un rapport intitulé Raider of EMEA Cloud Adoption Report réalisé par Bitglass, le taux d’adoption du cloud dans la région EMEA, en s’établissant à 84% en 2018, a dépassé celui des États-Unis !
Il constitue même un RECORD MONDIAL.
Le cloud étant une réalité pour une écrasante majorité d’entreprises tous secteurs confondus, c’est sur les usages que l’’intérêt se déporte.
Comment tirer le meilleur profit de la flexibilité et de l’évolutivité du Cloud ? L’une des réponses à cette interrogation, c’est la gestion documentaire dont la clé de voûte demeure le MFP (Multifunction Printer).
Vous en doutez encore ? Quelques chiffres achèveront de vous convaincre. En 2016, une étude du Cabinet Gartner révélait que chaque salarié imprime en moyenne 10 à 12000 pages par an. Au point que les entreprises, selon les chiffres publiés par IDC, consacrent 12,5% de leurs budgets IT à l’impression de documents !
Du choix, de l’intégration et de la bonne utilisation des systèmes d’impression multifonctions dépendra le succès de votre transformation digitale.
Le MFP : au cœur des usages digitaux !
La propagation du cloud dans les entreprises a eu plusieurs effets sur la façon dont les données sont désormais utilisées. Par exemple :
- Les informations liées à un client
- Les emails échangés avec lui
- Les courriers papier
- Les factures
- les bons de commandes
- Les éléments d’informations qui lui ont été communiqués
- les justificatifs pour souscrire à un service
Dans une société digitalisée, tout devient donnée !
Ainsi dématérialisée, la donnée et le contenu peut être accessible en tout lieu et à tout moment. Cette disponibilité a bouleversé les modes d’exercice des collaborateurs. Ils n’ont plus à être rivés à leur bureau pour remplir les missions qui leur incombent et ils apprécient cette mobilité.
Ainsi, selon une étude Mitel, 67 % des collaborateurs étaient mobiles en 2017 et 71,4 % l’ont été en 2018.
Un autre indicateur ne trompe pas sur ces usages mobiles : le trafic IP sur les smartphones. Le Cisco Visual Networking Index révèle que la part du trafic IP au niveau mondial véhiculé par les PC chute au profit des smartphones qui représenteront un tiers du trafic à l’horizon 2021.
Mais pour que cette mobilité fasse sens, elle doit permettre des échanges instantanés et collaboratifs via le cloud.
- Un membre de l’équipe qui numérise un document dans l’entreprise à l’aide d’un système d’impression multifonctions doit pouvoir le rendre instantanément disponible sur un espace partagé comme Google Drive ou Sharepoint, pour que des collègues y aient accès sans délai.
- Un commercial, en déplacement pour réaliser une tournée auprès de ses clients sur le terrain, peut ainsi, en préparation d’un rendez-vous, demander à un de ses équipiers physiquement présent au bureau de numériser un document, afin de le consulter à distance et ainsi garantir la pertinence de la rencontre.
Une meilleure information, accessible sans délai au service du chiffre d’affaire ! Le MFP joue un rôle pivot dans cette libération des énergies au sein de vos équipes :
- Impression en mobilité
- Partage d’informations
- Suivi documentaire
- Consultation instantanée des documents…
La richesse fonctionnelle du système d’impression ainsi que sa capacité à assurer une sécurisation optimale des documents, feront la différence dans l’adoption de ces nouveaux usages.
Le MFP facilite les échanges de données
Trouver un système d’impression dans les locaux d’une entreprise, cela n’a rien de bien nouveau… Et pourtant ! Les fonctionnalités intégrées dans un MFP de dernière génération dépassent très largement le seul besoin d’imprimer ! C’est pourquoi les imprimantes multifonctions occupent plus que jamais une place centrale et sans cesse réinventée au sein des infrastructures IT. A cela, rien d’étonnant. Même si les politiques d’impression évoluent, imprimer demeure un acte du quotidien, indispensable pour véhiculer rapidement et efficacement une information en local. Mais le MFP agit aujourd’hui comme une véritable plateforme documentaire qui :
- Facilite la numérisation des documents physiques
- Contribue à fluidifier la gestion documentaire (en permettant le stockage, l’indexation et l’archivage intelligent)
- Apporte, une réponse à la dimension collaborative des activités
- Transforme le document papier en document numérique
Choisir un MFP : les bons critères
… car toutes les imprimantes multifonctions ne se valent pas ! Et à mesure que l’éventail de fonctionnalités s’élargit, les interfaces de commandes doivent rester accessibles et intelligibles. En effet, tous vos collaborateurs n’ont pas la même appétence pour les technologies. Tous ne sont pas des geeks avertis. La simplicité d’accès aux fonctions, la possibilité de personnaliser les interfaces, c’est aussi une perspective, pour tous vos collaborateurs, d’accéder aux fonctions les plus avancées et par conséquent, de contribuer à ce triple élan de :
- maîtrise des coûts d’impression,
- fiabilisation de l’information et de la gestion documentaire
- réduction de l’impact environnemental des impressions.
Pour que l’ensemble de vos collaborateurs agissent et bénéficient au quotidien de la puissance du MFP, l’ergonomie, l’intuitivité et la personnalisation sont trois prérequis essentiels, mais pas suffisant ! Ils devront être complétés par une connectivité optimisée, permettant d’intégrer les dimensions BYOD (Bring Your Own Device) et CYOD (Choose Your Own Device), sans jamais rien renier des impératifs de sécurisation des données liés au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). A missions transverses, qualités multiples que seuls certains acteurs sont parvenus à fédérer au sein de leurs gammes.
En conclusion, votre imprimante multifonctions constitue le point d’entrée de votre projet de transformation digitale. Elle contribue à la dématérialisation et à l’automatisation des flux, facilite le travail collaboratif et la mobilité vous assure une productivité et une qualité d’impression avancée, tout en ouvrant la voie à des impressions sur-mesure et sécurisées. La nouvelle gamme d’imprimante e-Bridge Next a été conçue pour répondre à l’ensemble de ces impératifs afin de vous accompagner, au quotidien, sur la voie de la transformation numérique.
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