L’impression et la gestion des flux documentaires peuvent peser jusqu’à 5 % du chiffres d’affaires des entreprises. Toutefois une politique raisonnée d’impression peut-être le moyen d’inverser la tendance.
Les directions achats privilégient souvent dans leurs objectifs, la réduction des coûts. Et parfois, elles sous-estiment des gisements qui, pourtant, recèlent des potentielles économies : l’impression et la gestion des flux documentaires.
Selon une étude du cabinet All Associates Group, les coûts directs (matériels et consommables) ne pèsent que 9,5 % des coûts globaux, le reste concernant les dépenses de support et d’infrastructures (déploiement, help desk pour les utilisateurs), les dépenses administratives (gestion des commandes, des benchmarks fournisseurs, de la facturation…) et, surtout, les dépenses liées à l’utilisation du service d’impression (mauvaises pratiques, mauvais usages) et liées au temps passé sur le traitement documentaire en l’absence de processus électroniques (factures, documents logistiques, documents RH, documents contractuels, courrier entrant).
Les cinq scénarios possibles :
Dès lors que l’on a conscience de cette situation à fort potentiel d’optimisation, comment faire ? Plusieurs scénarios sont possibles.
1. Ne rien faire : attention à l’effet boomerang !
La première stratégie serait de ne rien faire. Soit parce qu’il n’y a aucune contrainte budgétaire, soit parce que l’on considère, souvent à tort, que les enjeux ne sont pas suffisants et que d’autres domaines méritent davantage d’attention, à supposer que l’on veuille réduire les coûts.
Cette approche a deux inconvénients majeurs : d’abord, même en l’absence de contraintes budgétaires, les actionnaires viendront un jour ou l’autre demander des comptes. Ensuite, ne pas agir signifie laisser dériver les coûts, car cela crée de mauvaises habitudes chez les utilisateurs et dans les métiers. S’il existe une volonté de réduire les coûts, pourquoi n’est-elle pas mise en œuvre, sachant que le potentiel d’économies est significatif ?
2. Optimiser à la marge : peut mieux faire…
Deuxième stratégie : optimiser à la marge. C’est ce que font encore beaucoup d’entreprises qui vont agir de manière ponctuelle, pour gagner quelques points de remise sur un renouvellement de parcs, quelques économies en achetant des consommables en ligne ou en changeant régulièrement de constructeur ou de prestataire. Cela donne l’illusion de contrôler les coûts, mais ce n’est généralement pas suffisant, surtout si l’on n’a pas conscience des vrais coûts cachés et indirects.
3. Tout faire soi-même : la contrainte du temps et des compétences
Troisième stratégie : vouloir tout faire soi-même. C’est louable, mais difficilement réalisable si un maximum de tâches est réalisé avec des équipes internes (à recruter si l’entreprise ne dispose pas des compétences en interne), depuis le dépannage jusqu’au support, en passant par les audits de mesure des coûts et le pilotage. En effet, difficile d’avoir les compétences nécessaires et la bande passante correspondant aux besoins.
4. Externaliser sans contrôle : souvent un très mauvais choix
Quatrième stratégie envisageable : se débarrasser du problème en externalisant mais sans contrôle et en retenant comme unique critère le prix proposé par le prestataire. Mais ce modèle, très utilisé pour les datacenters et les infrastructures, montre ses limites. D’une part, parce que la baisse des prix n’est jamais infinie et trouve elle-même ses limites (en volume et qualité de prestations) : la recherche systématique d’économies ne dure jamais longtemps.
D’autre part, le modèle de sous-traitance classique ne correspond plus vraiment aux besoins actuels des entreprises et aux usages : la collaboration croissante entre les DSI et les métiers impose, en effet, une autre approche, davantage basée sur la création de valeur et une démarche proactive.
5. Recourir aux services managés : une approche raisonnée pour s’adapter aux besoins et créer de la valeur
Enfin, la cinquième voie possible est de recourir aux services managés d’impression (Managed Print Services). Ceux-ci se définissent comme la gestion déléguée des services d’impression c’est-à-dire confier à un expert le parc d’impression afin de maîtriser les coûts, d’optimiser la productivité des collaborateurs et d’améliorer la sécurité des documents.
Une majorité des entreprises, et particulièrement de DSI, souffre de trois maux principaux : un manque d’agilité pour s’adapter aux évolutions de leurs marchés, un déficit de performances, souvent lié à des difficultés d’accès à l’expertise nécessaire, et des contraintes budgétaires. L’une des façons de concilier ces trois exigences consiste à privilégier les services managés. L’impression reste un domaine dans lequel cette approche se révèle particulièrement pertinente. Le marché est aujourd’hui suffisamment mature, avec des offres complètes pour concilier agilité, performance/compétences/expertise et maîtrise des coûts.
MPS by Toshiba
