Contrôle des coûts, optimisation des usages, rationalisation de l’équipement ou réduction de l’empreinte environnementale de l’entreprise, les raisons d’optimiser les outils d’impression sont variées mais toutes obéissent à la même démarche intellectuelle : l’état des lieux comme pré-requis.
Avant toute chose, l’essentiel consiste à dresser l’état des lieux des équipements disponibles et de le mettre en perspective avec les usages réels des utilisateurs. Pour ce faire, deux possibilités s’offrent à vous : faire intervenir un consultant externe, ou désigner un collaborateur en charge du projet.
Le consultant, avec son regard extérieur, parvient souvent à mieux cerner les problématiques. La première étape de la mission consiste à dresser un état des lieux complet du matériel disponible : cartographie de la répartition du matériel – copieurs, imprimantes ou multifonctions. Une fois cette première phase accomplie, il sera possible d’exploiter les statistiques de chaque solution d’impression pour mesurer son taux d’utilisation et les fonctions les plus utilisées. Toutefois, pour obtenir une vision globale de la situation, des entretiens individuels avec des collaborateurs choisis pour leur usage représentatif, seront menés. Ces derniers seront ensuite analysés pour identifier les forces, les faiblesses, les attentes éventuelles.
Une fois toutes ces données réunies et compilées, le consultant en charge du projet aura alors pour mission de préparer une synthèse mettant en évidence un certain nombre de préconisations : remplacement d’équipements obsolètes, suggestions de réimplantation des systèmes d’impression et définition d’une politique d’impression. Deux à trois scenarii peuvent ainsi être dégagés. Le choix entre les options suggérées dans le livrable sera opéré en fonction des attentes stratégiques de la direction et des enjeux financiers. Direction financière, Direction générale et DSI doivent alors définir le meilleur compromis possible !
Un exemple d’optimisation réussie du parc d’impression : découvrez le témoignage de la société Berthoud.
