Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur la GED

Vous vous interrogez sur l’intérêt de la GED et la façon d’aborder cet enjeu très structurant pour l’activité d’une entreprise ? En 7 questions clés, obtenez toutes les réponses aux questions que vous vous posez sur la GED.

1. La GED, à quoi ça sert ?

La Gestion Electronique de Documents est un ensemble de solutions matérielles et logicielles ayant vocation à numériser, produire, stocker et gérer des documents et informations détenus au sein d’une entreprise. Lorsqu’ils sont disponibles au format électronique, ces documents ne risquent plus d’être perdus ou endommagés. Mais surtout, ils peuvent être plus aisément retrouvés, en cas de besoin, grâce aux fonctions de recherche par mots-clés (nom du client, dossier, référence, terme spécifique). La GED est également un vecteur de productivité et d’efficacité.

Stockés sur des serveurs internes ou dans le Cloud, les documents de l’entreprise deviennent accessibles en tous lieux et à tout moment pour les utilisateurs qui seraient autorisés à les consulter et les échanger.

2. En quoi la GED me garantit-elle une meilleure circulation de mes flux documentaires ?

La GED ne se limite pas à convertir des documents papier au format électronique. Elle intègre différents processus de validation, de signature électronique, qui contribuent à assurer le suivi documentaire à toutes les étapes. Archivés de manière dématérialisés, les documents peuvent être manipulés, consultés, échangés, partagés, en fonction des autorisations attribuées aux utilisateurs. Par email, sur des plateformes dédiées, au sein d’application collaboratives, les documents reprennent vie.

3. Quels types de documents peuvent être concerné ?

Classiquement, ce sont les factures fournisseurs qui initient le projet. Mais l’ensemble des documents produits et gérés par l’entreprise ont vocation à être dématérialisés. Il faut toutefois distinguer les documents reçus au format papier (qui devront alors être numérisés puis archivés) des documents générés par l’entreprise elle-même (bons de commande, documents contractuels, plaquettes conditions générales de vente, factures clients), qui peuvent être dématérialisés à 100%.

4. Toutes les entreprises sont-elles en mesure de rentabiliser un projet de cette envergure ?

Déployer une GED représente un coût. Mais les bénéfices sont nombreux, notamment sur le plan de la productivité et l’efficacité des collaborateurs. Selon une étude publiée par l’AIM (Association Information et Management) en 2016 dans la revue SIM, il apparaît qu’

un salarié consacre en moyenne 7h30 par semaine à rechercher un document sans le trouver.

L’association révèle par ailleurs que 25% des entreprises mettent plus d’un mois à réunir l’ensemble des pièces nécessaires à un audit (financier par exemple). Des chiffres confirmés par le rapport de l’institué McKinsey, intitulé Time Searching for Information. Celui-ci évoque :

9,3 heures consacrées chaque semaine par un salarié, à la recherche et à la collecte d’informations.  

Face à de tels indicateurs, un constat simple s’impose : la mise en place d’une GED offre des gains de productivité considérables, bien davantage encore que par la réduction des frais d’impression ou de consommables !

5. Est-ce que d’autres services que la compatibilité et la gestion y trouveront une utilité ?

La comptabilité est bien souvent le premier maillon de la chaîne d’un projet GED, mais, in fine, ce sont bien l’ensemble des productions documentaires des entreprises qui sont concernées, notamment dans le cadre des usages mobiles qui sont en constant développement. Ainsi, les forces de vente sur le terrain tireront avantage à disposer d’un accès à l’ensemble des documents commerciaux (plaquette, brochure, devis, documents contractuels) produits tantôt par le service Marketing ou encore le service après-vente.

Lorsque des collaborateurs ne peuvent être physiquement présents sur leur lieu de travail, en cas de grève dans les transports ou dans l’enseignement, ils restent à 100% fonctionnels, accédant à l’ensemble des documents produits et exploités par l’entreprise. Une réponse à l’exigence de flexibilité de plus en plus souvent formulée par les collaborateurs.

6. Est-ce que je peux vraiment faire confiance au cloud ?

Désormais, la notion de GED et de stockage documentaire est intrinsèquement liée au Cloud Computing. Affichant une disponibilité supérieure à 99,99%, les solutions de stockage dans le cloud offrent une fiabilité, une parfaite accessibilité aux documents en mobilité et des garanties de reprise d’activité et de sécurité bien supérieures à celles que vous pourriez obtenir en vous appuyant sur vos solutions de stockage physique.

Avec le RGPD (Règlement Général dur la Protection des Données) et les différentes normes appliquées en Europe, vous pouvez parfaitement faire confiance aux prestataires cloud européens.

7. Qu’est-ce qui garantit la confidentialité de mes documents ? 

Le GED offre finalement des garanties de confidentialité des documents bien supérieures aux archives papier. En effet, aucun utilisateur ne saurait afficher un document, s’il ne dispose pas des autorisations nécessaires. Sans un compte utilisateur et un mot de passe valides, il n’aura jamais accès au flux documentaire de l’entreprise. Mieux encore, l’historisation et la traçabilité nativement associées à la GED sont une garantie supérieure de confidentialité.

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