Chaque année, un salarié français utilise environ 2500 feuilles de papier. Parmi ces consommations, on compte bien évidemment l’édition de factures. Pourtant, à partir de 2023, toutes les entreprises (assujetties à la TVA) devront mettre en place la facture électronique. Une bonne occasion d’allier dématérialisation et développement durable !
Parmi les nombreux avantages de la dématérialisation de la facturation figurent les impacts environnementaux. C’est sur cet aspect que va se centrer cet article.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
Dématérialiser une facture équivaut à la scanner puis l’enregistrer dans une GED (Gestion Electronique des Documents), afin d’en faciliter le stockage, l’émission et la réception. A l’inverse, la facture électronique est créée directement sous format électronique et tient lieu de facture d’origine.
D’après la DGCCRF (Direction générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des fraudes), 80% des PME et TPE subissent des retards de paiement. La facture, qu’elle soit dématérialisée ou électronique, permet de fluidifier l’ensemble du processus de comptabilité et d’optimiser les relations entre les entreprises. Plus précisément, la dématérialisation des factures permet aux entreprises de :
- Réduire le coût de traitement des factures de 30% à 50% ;
- Suivre plus facilement leur comptabilité, voire automatiser les paiements et rappels ;
- Moderniser l’image de leur entreprise perçue par leurs fournisseurs et clients ;
- Stocker et archiver leurs factures de manière plus sécurisée.
La dématérialisation des factures est également un enjeu de taille pour les entreprise avec l’accélération des méthodes collaboratives liées notamment à la crise sanitaire de la Covid-19.
Pour aller plus loin, nous vous invitons à consulter notre articles sur les idées reçues liées à la dématérialisation.
L’impact écologique des factures papier
Prenons l’exemple d’une entreprise qui ne digitalise aucune de ses factures et les traite sous format papier. En moyenne, une facture papier en France comprend 2 à 3 feuilles (ainsi qu’une lettre d’accompagnement et une enveloppe). Donc, on simplifiera en estimant un envoi de facture papier équivaut à 5 feuilles A4. Mettons que l’entreprise envoie 50.000 factures papiers par an (dont les relances) et en reçoit une quantité similaire (avec lettre et enveloppe).
En France, une facture est dupliquée en moyenne 3 fois pour être transférée à différents services. Ainsi pour une facture reçue (5 feuilles A4), il faut ajouter 9 feuilles pour les duplicatas. Soit 950 000 feuilles A4 utilisées seulement pour la facturation.
Selon RTS, un arbre de 12 m de haut et d’un diamètre de 15-20 cm permet de créer 8 000 à 15 000 feuilles A4. Dans notre exemple, l’entreprise consomme environ entre 60 et 120 arbres par an pour sa facturation. L’addition s’alourdit encore avec le transport des matières premières, mais également des factures. Cette consommation de papier par une entreprise est donc importante, mais il est possible d’en réduire l’impact environnemental avec la dématérialisation.
Le rôle du gouvernement dans la dématérialisation des factures
La consommation de papier en entreprise a donc un fort impact sur l’environnement. Fort heureusement, les nouvelles législations en faveur de la transition numérique et l’adoption de nouveaux outils par les entreprises facilitent la réduction de ces déchets.
Par exemple, depuis l’arrêté du 22 mars 2017, les entreprises n’ont plus besoin de conserver leurs factures (et pièces comptables) sous forme papier. En effet, à condition qu’il s’agisse de copies fiables, elles peuvent transférer leurs factures établies sur un support papier vers un support informatique.
Ainsi, tout est fait pour inciter les entreprises à agir sur leur consommation de papier, notamment en les encourageant à sensibiliser les salariés à travers une politique RSE papier (imprimer uniquement quand cela est nécessaire).
Par conséquent, en adoptant une impression raisonnée, les entreprises produisent moins de déchets et achètent également moins de consommables. Ce qui est bénéfique à la fois pour l’environnement et pour leur budget.
Dématérialisation et développement durable : un geste écologique et économique
Qui dit dématérialisation, dit alternative à la facture papier. Beaucoup de solutions permettent de réduire la consommation, voire de supprimer totalement la consommation de papier pour la facturation.
Mais cette dématérialisation doit en premier lieu répondre aux enjeux de rentabilité pour les entreprises. En dématérialisant les factures (et d’autres processus), les employés peuvent réduire le temps passé sur des tâches à faible valeur ajoutée pour se concentrer sur leur cœur de métier. De plus, en diminuant la quantité de documents stockés physiquement, les entreprises peuvent se diriger vers des locaux mieux agencés, plus petits et moins couteux. Eh oui, fini la pièce dédiée aux archives !
En définitive, la dématérialisation des factures fournisseurs et clients s’inscrit dans une démarche de développement durable et de transformation numérique. Elle permet de fluidifier, simplifier et accélérer les processus administratifs. Permet-elle aux entreprises de se développer durablement ? Certainement, mais ce n’est qu’une des nombreuses initiatives que peuvent prendre les entreprises en faveur de l’écologie.
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