Du PDF simple jusqu’au PDF à valeur probatoire, le standard inventé par Adobe constitue le fondement de tout projet de dématérialisation. Mais encore faut-il simplifier au maximum la création, le nommage et l’archivage de tous les documents. Explications.
Le format PDF s’est imposé au fil des années comme un standard incontournable pour l’échange de fichiers et, in fine, comme la clé de voûte de tout projet de dématérialisation. « Le format PDF, c’est le standard absolu, observe Thierry Montaillier, Chef de Produit Dématérialisation chez Toshiba TFIS. Depuis 2010, il a presque complètement supplanté les formats d’image (TIF, JPEG, etc.) pour les échanges de documents ». A cela, plusieurs explications.
D’abord, le fait que le PDF ait, par nature, été pensé comme un format d’échange abolissant les frontières (aujourd’hui ténues mais autrefois prégnantes) des systèmes d’exploitation. « Le PDF produit des documents paginés, ce qui en fait le format d’excellence pour la gestion documentaire. Sa dimension multipages, le rapport poids/qualité, ou encore le fait qu’Adobe ait proposé un lecteur (Adobe Reader), gratuit et ait conçu le PDF comme un standard propriétaire certes, mais ouvert, a créé les conditions pour une adoption rapide et massive de l’extension », analyse Thierry Montaillier.
Une dernière caractéristique du format PDF a contribué à lui conférer sa position-clé dans l’enjeu de la dématérialisation : « Un document PDF est moins facile à modifier qu’un simple document Word et au fil des évolutions du standard (notamment avec le PDF-HA), l’historisation des modifications, l’horodatage ou encore la signature électronique ont fait du PDF un outil de premier ordre », observe Guillaume Tostain, Responsable Marketing Produits chez Toshiba.
Passer du document physique au document PDF
Si le format PDF est essentiel à tout projet de dématérialisation, il rend crucial le choix du périphérique qui permet de passer du document physique au document numérique. Ce périphérique, c’est l’imprimante multifonctions ou MFP. Le MFP est utilisé au quotidien par les collaborateurs au sein de l’entreprise pour imprimer bien-sûr, mais aussi pour procéder à la numérisation de documents. C’est là que des difficultés peuvent naître.
En effet, « tous les collaborateurs ne sont pas amenés à numériser les mêmes volumes de documents. Entre un commercial qui scanne un bon de commande deux ou trois fois par semaine et un agent comptable qui, chaque jour numérise des dizaines de factures fournisseurs, les pratiques sont très différentes », observe Thierry Montaillier.
Lorsque le premier éventuellement tâtonne, ou numérise un peu au hasard, le second, plus expert n’hésite jamais dans le choix de la résolution, dans le nommage du document PDF ou dans son archivage dans le bon dossier.
« C’est la raison pour laquelle, le MFP doit présenter toutes les qualités pour à la fois satisfaire l’utilisateur expert et rassurer l’utilisateur occasionnel ».
Comment simplifier la numérisation peut accélérer un projet de dématérialisation ?
Dans la plupart des cas, la numérisation de document répond à un cycle quasiment immuable. Le collaborateur reçoit les documents à classer. Il les place dans le scanner, les ouvre un à un sur son ordinateur pour s’assurer que tout s’est bien déroulé. En cas de problème, il doit alors effectuer une nouvelle numérisation. Puis, il se charge alors de les renommer (en ajoutant par exemple une date, ou un nom spécifique) et enfin il les classe dans les dossiers adaptés. Ce processus est à la fois long, fastidieux et potentiellement source d’erreur.
Or, l’objectif de la dématérialisation, c’est bien la fluidification de la circulation de l’information.
« C’est pour simplifier l’ensemble de ces processus documentaires que nous avons choisi d’intégrer tagPDF », affirme Thierry Montaillier. tagPDF est un logiciel qui simplifie considérablement les opérations.
« tagPDF bénéficie d’une interface utilisateur très ergonomique qui place tous les paramètres de configuration d’une numérisation au même niveau pour que le collaborateur ait une vision à 360° », explique Thierry Montaillier.
La force de tagPDf, c’est la possibilité de créer des profils de numérisation très simplement. Ces profils synthétisent différents paramétrages depuis le choix de la résolution, en passant par le nommage du document et son classement automatisé. Il est ainsi possible de créer un profil spécifique pour numériser tantôt un bon de commande, tantôt un contrat ou encore une facture.
tagPDF : pour créer et archiver des PDF en trois clics
En associant tagPDF à la puissance des imprimantes multifonctions Toshiba, la création de PDF est à la fois simplifiée et fiabilisée. En effet, pour qu’un projet de dématérialisation apporte le ROI escompté, il doit être accepté par tous les collaborateurs qui, chacun à leur niveau, contribuent à l’appropriation de nouvelles pratiques, de nouveaux usages. « Plus l’usage d’un MFP est simple et intuitif, plus la conduite du changement associée à un projet de dématérialisation est facilitée », observe Guillaume Tostain.
tagPDF est un logiciel de numérisation, de nommage et de classement des documents depuis une imprimante multifonctions Toshiba, qui s’inscrit dans cette logique. A l’aide de cette interface intuitive, l’utilisateur numérise ses documents en 1, 2 ou 3 clics selon le mode de classement qu’il choisit d’activer.
« Ce qui nous a amené à choisir tagPDF, c’est non seulement son approche simplifiée et rationnelle de la numérisation, que l’utilisateur soit débutant ou chevronné, mais aussi cette capacité nouvelle à générer, depuis l’interface tactile de nos MFP, des numérisations à valeur probatoire (des copies fidèles ou des copies fiables) grâce aux technologies d’horodatage, de signature électronique et de coffre-fort certifié pour répondre aux enjeux réglementaires, juridiques et fiscaux d’aujourd’hui et de demain. tagPDF est la solution idéale pour accompagner les entreprises vers un monde numérique plus sûr, en toute confiance », déclare Thierry Montaillier.
Trois modes de classement sont ainsi disponibles :
- par QR Code
- par hashtag
- par répertoire
L’utilisateur régulier appréciera tout particulièrement le mode Hashtag qui permet d’activer un raccourci pour lancer la numérisation et l’envoi automatique des documents nommés dans des dossiers définis comme favoris.
Le mode QR Code est particulièrement adapté lorsque l’utilisateur doit numériser ponctuellement une grande quantité de documents de types différents. Un QR Code est généré pour chaque typologie (Factures, contrat, compte client ou fournisseur etc.) de document. Lorsque le collaborateur organise la liasse à numériser, il n’a qu’à intercaler le QR Code entre chaque catégorie de documents. « Quand le duo MFP/tagPDF identifie le QR Code, il sélectionne automatiquement le raccourci qui s’y rattache et permet ainsi des numérisations intelligentes », précise Guillaume Tostain. Rationalisation des opérations, simplification des usages et richesse fonctionnelle, autant d’atouts nativement intégrés au duo MFP Toshiba et tagPDF.
« Eliminer l’ensemble des frictions qui peuvent entraver un projet de dématérialisation, c’est garantir aux entreprises un ROI optimal et les inscrire pour de bon dans un vrai processus de transformation digitale », conclut Thierry Montaillier.
En savoir plus sur notre solution de numérisation et d’archivage des PDF et la dématérialisation des entreprises.
