Qu’elle soit manuscrite ou électronique, la signature est la preuve de la confiance qui s’instaure entre deux ou plusieurs parties. (Individus, personnes morales, institutions…). Dans les entreprises, la signature constitue est un processus essentiel qui scelle les relations avec des tiers (clients, fournisseurs, partenaires, administrations) ou en interne, avec les collaborateurs. Mais qu’en est-il de la signature électronique, notamment en termes de sécurité ?
Signature électronique vs signature manuscrite
Aujourd’hui, il n’y a plus de différence entre une signature manuscrite et une signature électronique. En effet, cette dernière a une valeur légale depuis une directive européenne de décembre 1999. Celle-ci la définit comme « une donnée sous forme électronique, qui est jointe ou liée logiquement à d’autres données électroniques et qui sert de méthode d’authentification. »
Cette directive s’est imposée en France en mars 2000 et a abouti à l’adaptation du Code Civil. Celui-ci précise (article 1316) que : « l‘écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. » L’écrit sur support électronique a donc la même force probante que l’écrit sur support papier.
Heureusement, car la signature manuscrite souffre de plusieurs handicaps. D’abord, le processus de signature est très chronophage. En particulier avec les délais postaux, ou la nécessité de disponibilité des signataires.
Ensuite, le processus manque de sécurité, avec le risque de perte de documents ou d’usurpation de signature. Enfin, il est très coûteux en frais de papier, de scan, d’impression, de déplacements, d’envois…
Si l’on prend l’exemple de la signature de contrats, activité banale dans les entreprises, selon une étude du cabinet Teknowlogy Group[1], en privilégiant un processus dématérialisé de e-contrat, les coûts sont réduits de moitié par rapport à un processus papier standard, tout en réduisant les risques. Comme le soulignent les consultants de Teknowlogy Group, « lorsqu’une solution est suffisamment mûre pour réduire les coûts d’au moins 50 %, et qu’elle apporte simultanément de nombreux avantages qualitatifs, ce n’est plus la question de sa mise en œuvre qui devrait se poser, mais la question du moment de sa mise en œuvre. »
Signature électronique : les avantages
La signature électronique a de multiples atouts : elle est authentique, infalsifiable, unique et intemporelle. De plus, lorsqu’un document est signé, le signataire ne peut contester son engagement a posteriori.
Par ailleurs, elle garantit la conformité légale des documents signés numériquement. Et s’applique à de multiples domaines : les achats, les processus RH, le juridique, le marketing…
De fait, la signature manuscrite ne facilite pas les transactions, les collaborations et les partenariats. Surtout dans un contexte où le travail à distance devient un mode de fonctionnement usuel. Les entreprises l’ont bien compris : l’étude sur les investissements 2022 des entreprises françaises, réalisée par Techtarget[2], révèle que la e-signature arrive en quatrième position des priorités (27 % des entreprises vont s’équiper ou mettre à niveau leurs solutions existantes), derrière les ERP, la gestion de contenus et le Business Process Management.
Contexte et enjeux actuels
De même, d’après le baromètre TVH Consulting OpinionWay[3], un tiers des moyennes entreprises françaises vont investir, en 2022, dans la dématérialisation et l’archivage des documents papier, en particulier dans des solutions de GED et de signature électronique. Les utilisateurs plébiscitent d’ailleurs ce mode : selon l’observatoire de la dématérialisation RH[4], 94 % des salariés sont favorables à la signature électronique pour les contrats de travail.
La crise sanitaire a également accéléré les usages de la signature électronique. Selon une étude YouGov publiée en 2021, 26 % des entreprises françaises ont adopté une solution de signature électronique depuis le début de la crise sanitaire. Parmi elles, 49 % l’ont utilisée pour parapher des documents dans le cadre de ventes et 41 % pour des documents liés aux RH. Plusieurs raisons justifient le recours à la signature électronique. La simplicité d’utilisation, les garanties juridiques et la personnalisation des niveaux de sécurité.
Les solutions de signature électronique disponibles sur le marché répondent à ces besoins, y compris pour les usages en mobilité. Surtout, elles s’intègrent totalement avec les solutions de Gestion Electronique de Documents (GED). Celles-ci facilitent et améliorent l’accès à l’information. En effet, la centralisation des documents, facilite la collaboration, accroît la productivité et enrichit les relations clients/fournisseurs.
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Sources
[1] Signature électronique : une démocratisation bénéfique pour les entreprises, Teknowlogy Group, 2020.
[2] Priorités IT 2022, France, Techtarget.
[3] La transformation digitale : une priorité pour les ETI, TVH Consulting, OpinionWay, 2022.
[4] Observatoire de la dématérialisation RH, Althéa.
