Le confinement provoqué par la crise sanitaire actuelle a bousculé les habitudes de travail des entreprises en généralisant le recours au télé-travail lorsqu’il était possible.
Face à l’explosion du travail à distance, les DSI et les organisations ont été contraints de déployer rapidement de nouveaux outils et une nouvelle organisation du travail pour maintenir l’activité.
Il est quasiment certain aujourd’hui, que ce passage forcé au télé-travail va définitivement le démocratiser et engager les DSI dans la mise en œuvre de solutions collaboratives pérennes. Quelles solutions faut-il envisager pour déployer le télétravail de manière efficace et sereine ?
Les outils collaboratifs au cœur de l’organisation du travail à distance
Maintenir le lien humain, conserver la dynamique collective et animer efficacement les équipes à distance constituent des enjeux majeurs pour le déploiement du télétravail dans les entreprises. Ils reposent sur la capacité des organisations à garantir les 3 fonctions essentielles au travail à distance : communiquer, se réunir et collaborer.
Communiquer et se réunir à distance
Pour éviter d’isoler les collaborateurs en télétravail mais aussi favoriser les tâches individuelles tout en gardant le lien avec collègues et managers, il est primordial de disposer de solutions d’échanges à distance. Outre les outils de téléphonie ou d’email qui sont évidemment incontournables, les solutions de chat ou de messageries instantanées offrent des échanges fluides entre les collaborateurs et favorisent le maintien du lien professionnel mais aussi social.
Les réunions d’équipes ou les moments d’échanges transverses sont aussi clés pour animer une dynamique collective source de créativité et d’innovation pour les organisations. Dans ce cadre les solutions de visio-conférences ou de web-conférences simples, intuitives et peu gourmandes en bande-passante sont idéales pour permettre aux collaborateurs les plus technophobes de se les approprier.
Collaborer à distance
Si ces outils sont essentiels pour assurer une communication interpersonnelle, les solutions de travail collaboratif sont absolument indispensables pour partager des documents en ligne et travailler à distance de manière individuelle ou collective.
A ce titre les outils de GED offrent des fonctionnalités et des performances qui permettent aux collaborateurs d’accéder au bon document quand ils en ont besoin. Fini l’envoi d’emails et de pièces-jointes, les solutions de GED centralisent tous les documents de l’entreprises. Elles permettent de suivre les différentes versions des documents et d’y apporter ses propres modifications ou commentaires puis de les partager aux personnes concernées. De quoi gagner en efficacité et en agilité.
Pour les métiers qui s’appuient sur des processus d’approbation (comptabilité, administration des ventes, juridique…) certaines solutions GED offrent des fonctionnalités de workflow qui facilitent la circulation et la validation des documents de manière dématérialisée.
Bien souvent SaaS, les solutions de GED concilient agilité, fiabilité et sécurité documentaires. En effet, tous les documents vivants de l’entreprise sont dématérialisés et conservés sur des serveurs certifiés, robustes et sauvegardés.
Le travail à distance et les enjeux de sécurité
Le télétravail génère nécessairement des risques nouveaux pour la sécurité des données et des échanges. La démocratisation du travail à distance et l’utilisation des PC hors des bureaux nécessitent que les entreprises s’équipent en matériaux adaptés et étendent les mesures de protection de leurs outils et datas les plus sensibles.
Assurer l’accessibilité immédiatement, à tout moment et en toute sécurité
Ces nouvelles organisations de travail laissent place à un premier enjeu qui est l’accessibilité. L’ensemble des éléments du parc (ordinateurs, tablettes, imprimantes multifonctions…) doit maintenant répondre à l’univers du tout connecté grâce à des technologies adaptées et déployées (fonctions wifi…). Pour ce faire, les équipements doivent respecter des exigences de sécurité les plus élevées.
Neutraliser les intrusions et les cyberattaques
Outre les précautions classiques de maintien et de mise à jour des logiciels et systèmes installés sur les postes, le recours à des solutions de VPN permet de garantir un niveau de sécurité optimal pour les connexions à distance. Elles protègent ainsi les accès à vos serveurs de données, vos réseaux et autres outils de communications.
L’installation sur l’ensemble des équipements de l’entreprise de solutions anti-malware fait également partie des mesures sécuritaires indispensables. Les solutions de dernière génération s’appuient sur des technologies de machine learning et d’analyses avancées qui garantissent une protection efficace contre les nouvelles et futures cyberattaques et toute forme de virus.
Protéger les données de l’entreprises
Les prérogatives du RGPD font de la protection des données un sujet prioritaires pour les directions informatiques. La mise en œuvre de protocoles de gouvernance des données stricts et de systèmes de chiffrement à la source permet de protéger les informations les plus sensibles et de se mettre en conformité avec la législation en vigueur.
Garantir la continuité de l’activité
Enfin, en cas de problème, les solutions de sauvegardes automatiques, de restaurations rapides et de maintien opérationnel des systèmes sont aussi essentielles pour déployer sereinement et durablement le télétravail dans l’entreprise. Ces solutions permettent préserver l’écosystème numérique de l’organisation et de garantir la continuité de l’activité dans toutes les circonstances : défaillance matérielle ou logicielle, erreur de manipulation, piratage…
Vers une généralisation du travail à distance
Bien que déployé dans la plupart des entreprises à marche forcée, le travail à distance a convaincu de nombreuses sociétés et leurs collaborateurs qui envisagent de faire perdurer cette nouvelle organisation.
Toutefois, la viabilité et l’efficacité du télétravail repose sur des modèles d’organisation et de management différents, mais aussi sur la mise en œuvre des outils adéquats.
Ils doivent offrir aux collaborateurs des conditions de travail et de collaboration optimales, aux managers des moyens de suivi et d’animation de leurs équipes efficaces tout en garantissant la sécurité et l’intégrité des données de l’entreprise.
Face à ces enjeux et dans l’urgence, les DSI ont su faire preuve de réactivité, d’agilité et d’efficacité. Il s’agit aujourd’hui pour elles de pérenniser et consolider les systèmes déployés.
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