Nous avons vu précédemment qu’une politique d’impression efficace et réussie devait faire appel aux services managés pour s’adapter aux besoins et créer de la valeur. Nous allons voir maintenant quels sont les 5 étapes clés de cette démarche.
Comment faire ? Une démarche en cinq étapes
La maîtrise des services et des flux d’impression ne peut s’envisager que comme un véritable projet d’entreprise, avec une implication de la direction générale et du management. De fait, l’improvisation n’est pas de mise.
Une approche raisonnée de la problématique d’impression repose sur cinq étapes :
– Analyser la situation existante : il s’agit de comprendre, avec un audit, les caractéristiques de l’environnement, de l’organisation, les contraintes et les objectifs, de manière à définir un plan d’action optimal. Cette étape privilégie à la fois une analyse quantitative (nature des matériels, implantation, cartographie de l’infrastructure, volumes d’impression, analyse des coûts…) et une analyse qualitative (types d’usages, contraintes, besoins actuels et futurs, pratiques de consommation, processus ou absence de processus documentaire…).
– Concevoir une solution adaptée à l’existant et aux objectifs fixés, qui adressera tant les éléments techniques (matériels, logiciels, supervision…) que les processus, la stratégie et la politique d’impression, alignée sur les objectifs définis. On s’appuie sur les résultats de la première étape, qui a permis d’auditer l’existant, pour concevoir une infrastructure capable d’évoluer en fonction des besoins et usages futurs.
Il convient, dans cette étape, de prendre également en compte toutes les contraintes (géographiques, de confidentialité, budgétaires, humaines, calendaires…), tous les objectifs (comptables, sécuritaires, productivité, acceptabilité, continuité de service…). Cette étape aboutit à l’architecture globale d’une solution matérielle, logicielle, service, processus, politique d’impression, intégrable dans l’environnement technique et soutenue par un accompagnement et une conduite du changement au sein de l’organisation du client.
– Déployer la solution retenue, qui se traduit par l’installation des matériels et logiciels, la mise en production de l’infrastructure, l’implémentation de la politique d’impression, sans oublier l’accompagnement et la formation des utilisateurs, qui doivent être sensibilisés aux enjeux de maîtrise des coûts, de productivité, de sécurité et à l’appropriation de la nouvelle infrastructure.
– Exploiter la solution au quotidien, avec un suivi de la performance et de la gestion des tâches quotidiennes (réassortiment des consommables, réponses aux alertes de maintenance, relevés des compteurs, recyclage…).
– Privilégier l’amélioration continue, en fonction de l’évolution des usages, des technologies, des périmètres et des modes d’organisation. En analysant les performances et les éventuels écarts entre les objectifs définis suite à l’analyse de l’existant et les résultats obtenus, et en déployant les actions correctives adéquates.
Services managés d’impression :
les différents types de prestations pour couvrir les besoins à 360°
Etapes | Prestations en services managés |
Analyser l’existant |
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Concevoir la solution |
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Déployer la solution |
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Exploiter |
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Privilégier l’amélioration continue |
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Les quinze bonnes questions à se poser
1. Qui imprime quoi dans mon entreprise ? N’a-t-on pas intérêt à contrôler la situation ?
2. Qui s’occupe des achats des consommables ?
3. Combien de temps demande la gestion des consommables ?
4. Le budget impression est-il sous contrôle ?
5. Le budget impression peut-il être optimisé ?
6. Les documents sont-ils à l’abri des regards indiscrets ?
7. Qui sont les collaborateurs les plus compétents pour élaborer et gérer les appels d’offres ?
8. Qui s’occupe de relever les compteurs des imprimantes ?
9. Qui s’occupe de formuler une demande de dépannage ?
10. Combien de temps demande une demande de dépannage ?
11. Le temps moyen de dépannages n’est-il pas trop long ?
12. Combien coûte le poste impression ?
13. N’y-a-t-il pas trop de machines par rapport aux besoins des utilisateurs ?
14. Tous les matériels fonctionnent-t-il correctement ?
15. Les matériels sont-ils disponibles en permanence pour tous les collaborateurs ?