S’engager sur la voie de la transformation digitale, cela passe d’abord par des choix pragmatiques contribuant à simplifier et fluidifier les processus de l’entreprise. Une décision simple et structurante comme le choix des imprimantes multifonctions qui vous permet déjà de vous inscrire dans une quête de productivité grâce au digital. Explications.
La réalité de la transformation numérique des entreprises n’est pas toujours celle que l’on pense. Certes, négocier le virage du digital permet en grande partie de réduire le poids de l’impression dans les budgets de fonctionnement de l’entreprise. On estime en effet que 12,5 % des budgets IT des entreprises françaises sont consacrés à l’impression (étude IDC 2).
Chaque année, ce sont 630 millions de factures papier qui sont envoyés aux Français, soit l’équivalent d’une tour de 408 kilomètres de hauteur selon une étude Bearingpoint ! L’impression demeure une pratique omniprésente dans le quotidien des entreprises, mêmes lorsqu’elles s’engagent activement dans un projet de dématérialisation. Plus on tend vers une rationalisation des politiques d’impression, plus l’imprimante multifonctions joue un rôle pivot dans un projet de transformation d’entreprise car elle constitue un point de convergence documentaire.
En fait, l’imprimante multifonctions est la première brique d’un projet de transformation numérique, ouvrant la voie à davantage de mobilité et de travail collaboratif. La position centrale de l’imprimante multifonctions dans l’entreprise digitale en fait un équipement stratégique dont la fiabilité et la disponibilité ne doivent jamais être prises en faute.
Robustesse et fiabilité : de critère de choix déterminant
L’ADEME (Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’énergie) le rappelle dans son guide intitulé Ecoresponsable au bureau : chaque salarié consomme de 70 à 85 kilos de papier par an, soit l’équivalent de 3 ramettes par mois ! Un coût estimé à près de 400 millions d’euros par an.
L’impression reste un acte majeur dans l’entreprise. Avec un tel volume, les imprimantes multifonctions sont soumises à rude épreuve et doivent toujours répondre présentes en toutes circonstances, y compris lorsque leurs utilisateurs sont pressés et manquent un peu de patience. Le choix des composants (processeurs, pièces d’usure, etc.) est capital pour que les équipements affichent la meilleure durabilité possible. Plus une imprimante multifonction est fiable et résistante, plus son TCO (coût total de détention) baisse !
Au-delà de la fiabilité, l’imprimante multifonctions se doit d’être véloce et pas seulement lorsqu’il s’agit d’imprimer des documents.
Vitesse et automatisation
L’imprimante multifonction doit être considérée comme un accessoire central concourant à davantage d’efficacité dans la gestion des processus documentaires.
Pouvoir imprimer jusqu’à 85 pages par minute, comme le proposent certains modèles de la gamme e-Bridge Next de Toshiba, c’est s’assurer de passer le moins de temps possible à attendre des documents importants comme des contrats, par exemple. La vitesse compte également quant il s’agit de dématérialiser des documents physiques. Ultra-rapide, le chargeur de documents recto/verso mono-passe (DSDF) revendique une capacité de chargement de 300 feuilles et une vitesse de numérisation pouvant atteindre 240 images par minute en recto/verso ! Il décuple ainsi la productivité de votre entreprise. La possibilité offerte de synchroniser en temps réel l’ensemble des productions documentaires sur le cloud afin de les rendre disponibles notamment auprès des collaborateurs nomades est un autre atout majeur de l’imprimante multifonctions.
L’ergonomie au service de la fiabilité
Dans une optique de respect de l’environnement et de maîtrise des coûts, n’imprimer que l’essentiel, c’est une nécessité.
C’est la raison pour laquelle Toshiba a par exemple doté ses gammes d’imprimantes multifonctions d’options de gestion et de priorisation de l’impression des documents en général et des fax en particulier. Mais, réduire les impressions, c’est aussi tout mettre en œuvre pour limiter les erreurs d’impression, les scans inutiles, etc.
Pour y parvenir, il faut que les commandes et les interfaces des multifonctions soient aussi intuitives et ergonomiques que possible. La personnalisation de l’accès aux commandes, la possibilité d’exploiter un écran tactile pour optimiser l’expérience utilisateur, sont autant de leviers essentiels à une meilleure productivité documentaire !
Entre durabilité, performances, ergonomie et sécurité, l’imprimante multifonction doit réunir un grand nombre de qualités. Qualités d’autant plus indispensables qu’elles conditionneront l’adoption rapide des usages liés au virage digital de votre entreprise.
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