La principale manifestation de la transformation numérique de notre société, c’est la façon dont vos collaborateurs remplissent désormais leurs missions. Avec l’augmentation des débits de données, la connectivité mobile permanente et le stockage des données dans le cloud, vos bureaux ne sont plus le point de passage obligé pour une productivité maximale. L’imprimante multifonctions est au cœur du dispositif. Explications.
Ne vous demandez pas si vos équipes aspirent à être plus mobiles, plus flexibles et plus agiles. En fait, ce questionnement est déjà à reléguer au rang des souvenirs !
Si l’on s’en réfère à une étude réalisée conjointement par Mitel, Foliateam et IDC, 56,1 % des collaborateurs et des dirigeants français étaient mobiles en 2015. Un chiffre qui a atteint 67 % en 2017 et devrait s’établir à 71,4 % en 2018.
Admettez-en l’augure : le mobile est désormais indissociable des activités professionnelles. La preuve en est qu’à l’horizon 2021, le trafic mobile représentera les 2/3 du trafic de données global. Enfin, selon le baromètre des Usages mobiles 2017, près de 72% des utilisateurs de smartphones se déclarent « accro » à leur mobile.
Mais la notion de mobilité ne peut être réduite à l’usage du smartphone. En effet, selon une étude de la Fondation Concorde, 26% de la population active française serait éligibles au télétravail, soit plus de 6 millions de travailleurs ! L’ensemble de ces actifs qui aspirent à travailler autrement, à disposer de plus de flexibilité dans la gestion de leur temps et de leurs déplacements, ont pourtant besoin de rester connectés à l’entreprise, à ses flux documentaires et à ses données.
Télétravail et mobilité : quel impact sur le collaborateur et le SI ?
Lorsqu’un commercial est en rendez-vous chez un client, ou lorsqu’un collaborateur exerce depuis son domicile, il a besoin d’accéder dans les meilleures conditions aux flux documentaires de l’entreprise. La distance ne doit pas entamer son efficacité.
Le recours au Cloud est une réponse pragmatique à ce besoin si toutefois, vous avez automatisé le transfert sur le cloud de l’ensemble des documents produits par votre activité. Pour autant, cet éloignement ne peut pas non plus constituer une brèche dans la nécessaire sécurisation des données de l’entreprise. L’entrée en application du RGPD en mai 2018, avec son cortège de sanctions en cas de non-conformité (jusqu’à 4% du CA) rend cet enjeu encore plus crucial.
Les entreprises ont donc besoin que l’ensemble des flux documentaires soient disponibles en temps réel, en permanence et en toute sécurité sur le cloud.
Les imprimantes multifonctions sont naturellement au cœur de cette architecture. Les fonctionnalités qui s’y rattachent ne se limitent à l’impression, mais s’étendent à :
- la numérisation
- l’archivage
- au stockage des documents
Ainsi, même en home office, un collaborateur peut par email, par messagerie instantanée, solliciter un de ses collègues présent dans l’entreprise, pour numériser un document oublié. Il le rend ainsi disponible sans délai pour que le télétravailleur y ait accès de manière totalement sécurisée.
Ces usages dématérialisés contribuent également à créer une meilleure « expérience client ». Une fois disponibles au format électronique sur le cloud, les documents contractuels, factures, bons de commande, mais aussi les documents commerciaux peuvent être facilement échangés avec le client afin de fluidifier les interactions, limiter les frictions dans la relation. Toutefois, si dématérialiser les flux documentaires favorise la mobilité, cela nécessite une adaptation des processus de l’entreprise.
MFP : une brique essentielle à cette exigence de mobilité
Selon l’étude du cabinet Markess, intitulée « Gestion des documents contractuels à l’heure du digital : nouvelles approches & tendances clés », plus de 80% des décideurs français considèrent que l’introduction du digital dans leurs processus métiers entraînent de nouveaux besoins en matière de gestion documentaire.
Parmi ces besoins : la simplification et l’automatisation des processus documentaires restent deux priorités essentielles pour 76% des participants. C’est là que la richesse fonctionnelle des imprimantes multifonctions peut faire la différence :
- Accéder à des interfaces simples et ergonomiques qui permettent de personnaliser l’accès aux commandes en fonction du profil utilisateurs,
- Intégrer des dispositifs d’authentification pour assurer non seulement le suivi documentaire mais aussi le bon respect des politiques édictées par l’entreprise,
- Faciliter l’accès à des services d’impression dans le cloud et l’interfaçage avec les principaux cloud (Box, Dropbox, Sharepoint, Onedrive, Google Drive) …
Autant d’innovations et d’intégration de technologies qui caractérisent les nouvelles gammes de systèmes d’impression Multifonctions de Toshiba qui a à cœur de proposer des équipements qui favorise votre transformation numérique.
Pour découvrir les fonctionnalités d’un MFP, c’est par ici
