Productivité, efficacité, maitrise des coûts, telles sont les perspectives qui s’offrent à vous si vous décidez de reprendre votre politique d’impression en mains. En vous inscrivant dans une dynamique MPS (Managed Print Services), l’optimisation des flux documentaires n’est plus un casse-tête !
Dresser la liste exhaustive des dépenses contraintes dans une entreprise serait une tâche fastidieuse. Mais il en est une qui passe pour une évidence : l’impression. Entre le coût des plateformes multifonctions et celui des consommables, imprimer des documents semble toujours trop onéreux. On estime que le coût des flux documentaires (directs et indirects, de l’achat des consommables, jusqu’à la gestion des flux) à 5% du CA d’une entreprise ! Mais, au-delà de cette conscience un peu floue du coût de l’impression, il apparaît selon l’étude Alliance Green IT, que 85% des entreprises françaises ne connaissent pas le nombre moyen de pages imprimées par salariés. Par ailleurs, 48% des entreprises françaises n’interdisent pas l’impression des emails et 56% d’entre elles, ne proscrivent pas l’impression de documents nécessitant une lecture de plus de 20 minutes. Une politique d’impression raisonnée, facilite le quotidien des collaborateurs de l’entreprise tout en maîtrisant les dépenses. Ainsi, pourquoi par exemple, ne pas imprimer les documents longs en noir et blanc plutôt qu’en couleur ?
Les systèmes d’impression permettent désormais de disposer non seulement d’une réelle visibilité sur les usages, mais encore d’édicter des règles simples qui contribueront à mieux maîtriser les coûts et à rendre vos collaborateurs plus efficaces, tout en faisant gagner du temps à la DSI. Ces solutions se cachent derrière les trois lettres MPS, pour Managed Print Services. Le principe : confier la gestion de votre infrastructure d’impression à un expert, afin de vous recentrer sur votre cœur de métier. Mais pour que votre politique d’impression soit un vrai vecteur d’économie et un catalyseur d’efficacité, il faut agir avec méthode…
Passez en mode projet
Mieux comprendre, pour mieux agir. Ce principe de Descartes, s’applique parfaitement à votre ambition de rationaliser votre politique d’impression. Vous devrez par conséquent dresser un état des lieux complet de votre politique documentaire. Pour vous y aider, ce Quizz en ligne vous permettra de réaliser un premier autodiagnostic de situation. Pour identifier et détecter des leviers d’amélioration de votre politique d’impression, il faut s’interroger sur plusieurs points clés :
- Qui imprime quoi dans l’entreprise
- Qui a la responsabilité des achats de consommables ?
- Combien de temps consacrez-vous à la gestion des consommables ?
- Le budget impression peut-il être optimisé ?
- Qui s’occupe de relever les compteurs des imprimantes ?
- Combien coûte le poste impression ?
- N’y-a-t-il pas trop de machines par rapport aux besoins des utilisateurs ?
Ces interrogations vous permettront d’établir une première feuille de route et de définir des axes d’actions prioritaires, depuis la rationalisation du parc d’imprimantes, en passant par leur réorganisation au sein de vos locaux, et jusqu’au déploiement de nouvelles règles et usages.
Du matériel à l’humain
Soyons concrets ! Une entreprise souhaitant optimiser sa facture d’impression trimestrielle devra chercher à affecter le bon matériel, aux bons usages et au bon endroit. Pour cela, elle devra réaliser un audit complet de ses flux documentaires. Une fois le projet déployé à grande échelle, il faudra accompagner les utilisateurs dans la prise en main des nouveaux équipements. Mais cet accompagnement ne suffit pas ! Il faut également réaliser un suivi au quotidien des usages et de l’adoption de bonnes pratiques. Pour cela, on peut envisager des comités de pilotage trimestriels ou semestriels suivant les besoins, mais surtout s’appuyer sur des reportings et des états de suivi permanents. Assurer la conduite du changement et mettre en place les éléments de réassurance essentiels, sont des éléments clés d’une politique d’impression. En effet, le quotidien des collaborateurs sera, au moins pour un temps, perturbé par de nouvelles pratiques. Mais il convient d’impliquer chaque maillon de la chaîne pour la réussite du projet et démontrer que la nouvelle politique d’impression est bien au service de l’utilisateur et non l’inverse ! Grâce au suivi des utilisateurs (via l’identification par badge par exemple), l’accompagnement pourra être personnalisé afin de corriger les mauvaises pratiques et encourager les efforts de chacun.
Donnez vie à votre politique d’impression
Le MPS, et le respect d’une politique d’impression, c’est un projet itératif. Une volonté de constante amélioration des pratiques et des usages. Pour cela, il faut s’appuyer sur la donnée et sur les statistiques produites par les systèmes d’impression. En supervisant en temps réel les usages des collaborateurs, il est possible de gagner progressivement en granularité. Imprimer l’essentiel, mais surtout exploiter au mieux les paramètres d’impression associés aux multifonctions (mode brouillon, impression recto/verso…), c’est la clé de la réussite du projet. Si vous aussi, vous souhaitez reprendre le contrôle de vos coûts et méthodes d’impression, téléchargez le livre blanc « Réussir sa politique d’impression », qui vous aidera à poser les jalons de votre projet.
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