Quelle est l’une des grandes clés pour des processus d’entreprise efficaces ? Organiser et protéger vos informations correctement. Malheureusement, nous perdons souvent beaucoup de temps à chercher les bons documents. Vous devez fouiller parmi des dossiers mal structurés, des e-mails en pagaille ou, pire que tout, vous plongez dans des systèmes d’archives papier. Et ce n’est pas tout. Vous risquez bien vite d’enfreindre les règles et la législation relatives à la sécurisation des données.
Comment organiser et protéger vos informations ?
Comparer des offres, rédiger des textes, résilier ou prolonger des contrats… Si vous n’avez pas toujours les bonnes informations à portée de main, vous y perdrez beaucoup : du temps et de l’argent, la fidélité de vos clients, l’efficacité de vos équipes et, probablement, votre patience. Fort heureusement, organiser et protéger vos informations de manière sûre et conviviale est beaucoup plus simple que vous ne le pensez. Dans cet article, nous vous expliquons comment faire. Mais avant tout, nous souhaiterions vous inviter à vous poser une série de questions, afin que vous puissiez identifier le point faible de votre organisation :
- Ai-je accès au document dont j’ai besoin, au moment où j’en ai besoin ?
- Suis-je certain d’en consulter la bonne version ?
- Puis-je enregistrer mes documents quelque part en toute sécurité, sans risquer qu’ils soient consultés par les mauvaises personnes ?
- Existe-t-il une procédure garantissant le respect des délais de conservation pour les informations juridiquement sensibles ?
- Sommes-nous protégés contre les menaces extérieures et les hackers ?
- Pouvons-nous restaurer nos informations en cas de catastrophe naturelle ?
- Pouvons-nous nous défendre contre les accusations de mauvaise gestion des données ?
Vous avez dû répondre « non » à plusieurs de ces questions ? Pas de panique. Cet article vous donnera des conseils pour remédier à cette situation.
Les 7 conseils pour organiser et protéger vos informations
1. Créez une structure d’un niveau supérieur
Dites adieu une fois pour toutes aux documents papier et aux classeurs désordonnés. Toutefois, il n’y a pas que les documents papier qui posent problème aux organisations. L’organisation des données issues d’autres sources d’information, comme les e-mails et les systèmes ERP, est aussi délicate. Sans compter que la numérisation complique de plus en plus la gestion et la sécurisation du flux de papier et des documents numériques. La base d’un classement intelligent des informations consiste à enregistrer tous les documents de manière structurée, dans un système d’archivage unique et centralisé. Une telle structure permet aux utilisateurs autorisés d’accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin.
2. Droits d’accès et cryptage
Pour mieux organiser et protéger vos informations, il est primordial de définir des droits d’accès. Cela empêchera que n’importe qui puisse accéder à tous vos documents. Par exemple, vous souhaiteriez que HR puisse accéder aux CV de vos collègues, sans que ces documents soient accessibles à toute l’entreprise. Pour vous aider, vous pouvez aussi recourir au cryptage. Cette méthode consiste à verrouiller les données à envoyer, afin qu’elles ne soient plus lisibles par tous. Seul le destinataire visé recevra ces données, tandis que les autres ne pourront pas les voir ou les modifier. Voici trois conseils pour définir des droits d’accès et verrouiller vos documents :
- Faites en sorte que vos documents ne soient accessibles qu’après authentification. Vous saurez ainsi quel document a été ouvert et quelles actions ont été entreprises par qui. Cela vous permet également de travailler avec des droits d’accès.
- Verrouillez tout le trafic entre les systèmes et les composants au moyen de certificats. Les hackers ne pourront dès lors pas intercepter de données critiques, telles que vos mots de passe ou vos informations financières.
- Verrouillez vos documents par AES. Il s’agit du système de verrouillage utilisé par le gouvernement américain pour ses documents top secret. Avec un tel système, personne ne touchera à vos données d’entreprise !
3. Faites des back-up
Imaginons que l’un de vos systèmes tombe en panne. Catastrophe, vos documents sont perdus ! Ou pas : peut-être avez-vous prévu des back-up afin que rien ne disparaisse ? Cette précaution vous évitera bien des tracas. Veillez à ce que ce back-up ait lieu chaque jour et à ce que tous vos logiciels de gestion des documents possèdent au moins deux niveaux de back-up : sur un disque dur (externe) et dans le cloud, par exemple. Vous ne réalisez pas de back-up quotidiens ? Dans ce cas, un très grand nombre de scénarios peuvent entraîner la perte de documents importants. Piratage, corruption des données ou encore perte de données consécutive à un incendie ou à une erreur humaine. Veillez aussi à tester ces back-up régulièrement. À cet effet, vous pouvez confier la responsabilité du processus de back-up à un ou plusieurs collègues. Attention : le back-up contient généralement toutes les données de votre entreprise, or, vous ne souhaitez probablement pas que tous vos collègues puissent y accéder. Faites donc en sorte que le back-up soit aussi sécurisé.
4. Protection antivirus
Des virus peuvent s’infiltrer dans des documents et pénétrer ainsi dans l’appareil local des différents utilisateurs. Il s’agit de cryptovirus, un type de programme malveillant qui infecte votre ordinateur par le biais d’un lien ou d’une pièce jointe à un e-mail, par exemple. Ce virus peut notamment viser à obtenir une rançon. Il verrouille vos fichiers, ce qui vous empêche de les ouvrir, et affiche un message sur l’écran d’accueil pour vous demander une rançon. Évidemment, vous souhaitez éviter cela. Optez dès lors pour un système de gestion des documents qui protège activement vos données contre ces menaces. Il empêchera que les virus présentent un danger pour les utilisateurs, ainsi que pour votre plateforme logicielle.
Pour en savoir plus sur la protection antivirus, nous vous invitons à consulter notre article sur la sécurité
informatique et la protection des données.
5. Une politique de conservation rigoureuse
En vertu de la loi, certains documents doivent être conservés plusieurs années, puis détruits. Il peut s’agir de documents administratifs, auxquels s’applique un délai de conservation de 5 à 10 ans, selon le type de document. Autrefois, ce délai obligeait les entreprises à conserver des piles de caisses d’archives, pour ensuite déchiqueter chaque document page par page. Heureusement, de nos jours, la gestion des documents peut s’effectuer de manière numérique. Mais les règles de conservation n’ont pas changé. Il convient donc de définir dans votre système de gestion des documents à quel moment ces derniers seront supprimés définitivement. Vous éviterez ainsi – dans le pire des cas – des poursuites judiciaires.
6. Signature électronique
Vous souhaitez sécuriser vos documents à 100 % ? C’est possible, avec des signatures électroniques. En vertu des Electronic Identities And Trust Services (eIDAS), des accords permettant l’utilisation de contrôles d’identité numériques fiables et uniformes à travers l’Europe, une signature électronique présente la même validité qu’une signature manuscrite. Cela permet d’empêcher la manipulation des documents, puisqu’un Trust Service Provider autorisé délivre alors un certificat numérique et authentifie le signataire. Automatiser le workflow permet par ailleurs aux utilisateurs de signer automatiquement leurs documents de manière électronique dans leurs processus.
7. Conserver les modifications
Enfin, il est important de conserver les modifications apportées à vos documents. D’une part, cela permet de reconstituer l’historique d’un document. D’autre part, les utilisateurs seront certains de travailler sur la dernière version en date du document. En verrouillant vos documents, vous éviterez en effet que les utilisateurs n’apportent des modifications à des versions obsolètes et l’historique de ces modifications sera soigneusement conservé, avec l’identité de ceux qui les ont apportées. Idéal, non ?
N’hésitez pas à appliquer les conseils de cet article pour mieux organiser et protéger vos informations et ainsi améliorer l’efficacité de vos processus d’entreprise. Envie de recevoir d’autres conseils pour protéger vos données d’entreprise ? Dans ce cas, visitez régulièrement notre site. Vous préférez discuter du sujet avec nos spécialistes ? Nous serons ravis de nous entretenir avec vous, sans engagement.
