Toute organisation se doit de sécuriser correctement ses données. Mais c’est sans doute encore plus vrai pour les petites et moyennes entreprises (PME). En effet, les PME sont particulièrement vulnérables aux cyberattaques. Elles ont recours à trop peu de processus et de technologies de protection, et ne disposent que rarement d’une large équipe IT dédiée. Incorporer un système de sécurisation efficace dans les processus de traitement de vos documents vous évitera de devenir la proie des hackers. Dans cet article, nous vous expliquons comment faire pour assurer la sécurité des données de vos workflows !
Sécurité des données des workflows
Les PME se dotent souvent d’une très bonne protection, mais pour certains aspects seulement. Elles réfléchissent aux implications sécuritaires de leurs nouveaux produits et réagissent rapidement aux problèmes et aux piratages. Mais il leur manque une approche globale de la sécurité, pourtant cruciale !
Un conseil de nos experts : visez une sécurisation holistique. Tâchez de considérer votre sécurité sous 3 angles : le produit, le processus et les personnes. Tous ces éléments contribuent à une stratégie de sécurisation globale. L’aspect le plus important de cette stratégie est la sécurisation des produits, le pivot de toutes les données de votre organisation. Vous avez déjà réglé ce point ? Alors, la prochaine étape consiste à sécuriser vos processus de traitement des documents. Vous êtes-vous interrogé(e) de l’aspect sécurité de vos impressions de documents, par exemple ? Ou sur leur numérisation et leur enregistrement ? Enfin, la dernière étape consiste à comprendre les personnes qui utilisent ces systèmes, afin qu’elles soient formées à gérer correctement les informations confidentielles et les données d’entreprise. Dans cet article, nous prendrons l’exemple de 4 workflows pour approfondir la deuxième étape de la sécurisation holistique : les processus de traitement des documents.
Workflow 1 : Imprimer en toute sécurité
Chaque tâche d’impression contient des informations qui ne doivent pas tomber entre de mauvaises mains. Pour vous en prémunir, il ne suffit pas de sécuriser votre imprimante. La nécessité d’une sécurisation se pose à 3 moments du processus d’impression :
- Premièrement, la tâche d’impression doit pouvoir être envoyée en toute sécurité. À cet effet, le processus utilise les identifiants du PC ou laptop de l’utilisateur. Si ce dernier se connecte avec un logiciel single sign-on (authentification unique), il peut accéder d’un seul coup à plusieurs applications et outils du réseau. Les données de son appareil sont alors associées à son profil d’impression, ce qui lui permet d’imprimer en toute sécurité.
- Le second moment important pour la sécurité est l’enregistrement provisoire de la tâche d’impression. Ce n’est que lorsque l’utilisateur aura vérifié et libéré la tâche que le document pourra sortir de l’imprimante. L’emplacement où les documents sont enregistrés provisoirement reste vulnérable. En effet, toute personne bénéficiant d’un accès peut voir les tâches d’impression de tous les utilisateurs. Veillez donc à ce que cet emplacement soit bien protégé, y compris pour les gestionnaires.
- Le troisième et dernier moment crucial est celui où l’utilisateur sort sa tâche d’impression de l’imprimante. Il doit alors absolument s’identifier sur l’imprimante de manière sécurisée ! Le mieux consiste à employer une méthode personnalisée difficile à deviner ou à pirater. Un pass d’accès, par exemple, ou un code PIN personnel à 6 caractères comprenant des chiffres, des lettres et des signes.
Workflow 2 : Impression mobile
Dans la vie privée comme dans le monde professionnel, nous utilisons de plus en plus nos smartphones et tablettes. Par exemple, pour répondre à des e-mails dans le train avant de préparer la tâche d’impression pour la réunion qui débutera à votre arrivée. Vos collaborateurs souhaitent pouvoir aller chercher leurs tâches d’impression mobiles au moment et à l’endroit qui leur convient le mieux.
Une méthode simple et rapide pour eux, mais un risque de sécurité pour les organisations : comment faire en sorte que ces appareils et ces données restent protégés ? Les gestionnaires doivent pouvoir y voir clair. Nous conseillons à votre entreprise de mettre directement des appareils mobiles à disposition de ses collaborateurs. Si ce n’est pas envisageable, veillez au moins à ce qu’ils n’utilisent pas d’appareils déjà anciens. Un appareil qui ne reçoit plus de mises à jour présente un risque de fuites de données. Il convient aussi de bien paramétrer le processus d’impression mobile à l’aide d’un logiciel de gestion de l’impression. Celui-ci protégera les tâches d’impression par appareil mobile de la même façon que depuis un laptop ou un PC. L’utilisateur n’aura qu’à s’identifier en toute sécurité auprès d’une imprimante de bureau raccordée au logiciel, pour ensuite libérer la tâche d’impression désirée.
Workflow 3 : Numérisation et enregistrement
Votre organisation numérise régulièrement des documents ? Dans ce cas, ces derniers sont enregistrés dans le cloud, dans un système de gestion des documents, voire dans le scanner. Il convient de protéger ces emplacements contre les hackers. Mais comment faire ? Choisissez un partenaire de confiance, qui veillera 24 h/24 et 7 j/7 sur les données que vous avez enregistrées et qui assurera la gestion de votre environnement cloud. Il est aussi judicieux de verrouiller vos documents et de les protéger par un mot de passe. Ainsi, ils seront illisibles dans le cas ou ils tomberaient entre de mauvaises mains.
Protéger vos documents n’est pas seulement utile contre les hackers. Il faut bien l’avouer : ce sont vos collègues eux-mêmes qui constituent la première source de risque. Ils peuvent imprimer des documents, les laisser circuler ou les envoyer par e-mail. Vous réduirez ce risque en ajoutant des « tampons de sécurité » automatiques aux documents, dès leur copie, impression ou envoi par e-mail. Ce tampon portera par exemple un nom d’utilisateur, un département et l’heure à laquelle l’action a eu lieu. Vous pourrez ainsi retrouver facilement la source de la fuite et dissuader vos utilisateurs internes et externes de manipuler négligemment des documents et des emplacements d’enregistrement.
Workflow 4 : Sécurisation des copies et traçage
Légalement, il est impossible de numériser ou de copier certains documents. C’est notamment le cas des titres tels que les billets de dollars ou d’euros. Il est donc essentiel que les imprimantes reconnaissent de tels documents et les protègent contre la copie, l’impression et la numérisation. L’un de vos collègues essaie tout de même de copier un tel document ? Dans la plupart des cas, bien entendu, cette personne ne pense pas à mal. Heureusement, la plupart des imprimantes multifonctions sont déjà protégées par défaut contre ce genre de manipulation.
Il peut aussi être souhaitable d’empêcher la numérisation ou l’envoi de certains autres documents confidentiels. Notre conseil à cet égard : utilisez un logiciel de numérisation à reconnaissance de formulaire. Cette solution vous permet « d’enseigner » au logiciel que certains documents sont impossible à numériser ou à envoyer. Naturellement, ce programme enregistrera et rapportera ces manipulations aux gestionnaires. Vous éviterez ainsi le risque d’amendes pour pratiques illégales.
Sécurité des données des workflows, une priorité
Votre organisation se développe et utilise de plus en plus de workflows différents ? Contrôler la sécurité de toutes les données impliquées peut alors prendre beaucoup de temps. Mieux vaut sans doute rationaliser encore davantage ces workflows. Dans tous les cas, quel que soit leur nombre, veillez à ce que le dispositif de sécurité des données de vos workflows soit toujours à jour !
