Gagner du temps, être plus efficace, répondre aux exigences réglementaires, fluidifier vos processus documentaires… Les bénéfices associés à un projet de dématérialisation sont à fois nombreux et ambitieux. Mais il ne faut pas s’y tromper. Derrière le terme générique et presque monolithique de « dématérialisation », se cachent des réalités et des motivations très diverses.
Selon le secteur d’activité, l’effectif, le profil de l’entreprise, la dématérialisation peut revêtir plusieurs aspects. Toutefois, ils s’inscrivent tous dans un mouvement de transformation digitale plus global. Restreindre la dématérialisation à la seule volonté de réduire les coûts liés à la manipulation du papier, c’est envisager l’enjeu par le petit bout de la lorgnette. Dématérialiser les flux documentaires, c’est un projet structurant pour l’entreprise vecteur d’amélioration de son efficacité… si toutefois, elle accepte de challenger ses habitudes, de repenser ses process documentaires, en focalisant son attention sur les bénéfices « utilisateurs ».
Optimiser la productivité grâce à la dématérialisation
La dématérialisation est susceptible d’impacter tous les services de l’entreprise. Si la facturation clients et fournisseurs passent pour des évidences, il ne faut pas non plus négliger le volet RH.
Depuis le 1er janvier 2017, le bulletin de paie électronique prend progressivement place dans le monde de l’entreprise, même si le collaborateur conserve le droit de le refuser. Dématérialiser la gestion RH peut s’avérer très profitable pour l’entreprise comme pour ses salariés.
De la même façon, l’exemple de la gestion des notes de frais est éloquent. Une étude publiée à la fin de l’année 2017 par OpinionWay mettait ainsi en évidence qu’un salarié passe en moyenne 27 minutes à remplir une note de frais. Pire, chaque note de frais coûterait 53€ à l’entreprise ! La principale cause de ces coûts ?
LE PAPIER !
95 % des salariés interrogés conservent les justificatifs papiers originaux de leurs dépenses professionnelles, comme les tickets de caisse ou les factures et 73 % les transmettent au service en charge des notes de frais au sein de leur entreprise.
Manipulation, temps de traitement, risque de perte… En proposant des solutions de traitement dématérialisé, il est possible d’optimiser considérablement les process ! Quelle que la soit la nature, la cible, ou la teneur d’un projet de dématérialisation, c’est la promesse de gains de productivité qui demeure la motivation première des entreprises. Tous les services (achats, marketing, comptabilité, RH), peuvent tirer profit de la dématérialisation des documents en entreprise…
Les recherches documentaires sont facilitées notamment avec les fonctions de reconnaissance de caractères et d’indexation. Elles permettent d’effectuer des recherches en plein texte afin d’identifier et retrouver les documents à partir de mots-clés.
Associée à la signature électronique, la dématérialisation permet aussi de valider les documents, qui peuvent ensuite circuler au sein de l’entreprise pour un traitement plus rapide. Les documents numériques, une fois stockés dans le cloud, sont accessibles en permanence, y compris lorsque les collaborateurs se trouvent en situation de mobilité ce qui, à la faveur de la digitalisation des entreprises s’avère de plus en plus fréquent.
Selon une étude réalisée conjointement par Mitel et Apps2Com, 67 % des collaborateurs étaient en situation de mobilité en 2017, un chiffre qui atteindra 71,4 % en 2018. Par ailleurs, 65 % se déclarent intéressés par le travail nomade et le télétravail.
Il faut alors créer les conditions d’un accès à l’ensemble des flux documentaires de l’entreprises à distance pour répondre aux attentes de vos équipes. Maturité technologique avec le développement du Cloud, appétence des utilisateurs désormais connectés en permanence, dispositions réglementaires notamment sur le plan RH… tous les ingrédients semblent désormais réunis pour une adoption massive des solutions de dématérialisation, d’autant que la volonté politique est également au rendez-vous !
Le portail Chorus Pro encourage la dématérialisation !
L’obligation du recours à la facture électronique pour les ETI (entreprise de taille intermédiaires) qui travaillent avec les organismes publics est entrée en vigueur au 1er janvier 2018. Elle repose sur le portail Chorus Pro qui permet le dépôt, la réception, la transmission, le suivi des factures électroniques. C’est l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) qui a développé ce portail.
Selon la Direction des Affaires Juridique, la dématérialisation des marchés publics devrait permettre d’économiser 117 millions d’euros sur l’impression de courriers, dont 84 millions pour les seules entreprises, et un peu moins de 5 millions sur l’archivage !
Quant à la facturation électronique, dont la généralisation est prévue en 2020, le gain devrait être de l’ordre 700 millions d’euros, dont 335 millions pour les entreprises. Et ces chiffres ne sont que provisoires car progressivement, la dématérialisation du secteur public va s’étendre aux PME (au 1er janvier 2019) puis au microentreprises (au 2 Janvier 2020). Le fait que les pouvoirs publics se soient engagés sur cette voie n’a rien d’anodin ! Ils créent les conditions favorables à une adoption généralisée de la facture dématérialisée. Celle-ci contribue à la réduction de l’utilisation du papier mais répond principalement à une exigence de rapidité et de fluidité dans le traitement et le paiement de ces factures ! Mais il faut pour cela, créer l’ensemble des conditions d’une acceptation massive de la dématérialisation, au premier rang desquelles on trouve les problématiques de sécurisation.
Créer la confiance numérique
Un projet de dématérialisation fait véritablement sens s’il permet des gains de productivité et d’économie en réduisant le poids du papier dans l’entreprise. Dans ce contexte, la notion de « copie fiable » qui figure dans l’article 1379 du nouveau code Civil et précisée par le Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016, précise que « la copie fiable a la même force probante que l’original ».
En d’autres termes, si la copie a été réalisée à partir d’un procédé de reproduction entraînant une modification irréversible du support de la copie, ou en cas de reproduction électronique, si elle est identifiée et datée, et si elle signée électroniquement, elle peut se substituer au document papier original.
Car tout l’enjeu de la dématérialisation est là :
Avoir la même valeur que le papier sans en subir le poids et les coûts.
Le principal frein à lever dans un projet de dématérialisation, c’est celui de la confiance. Une difficulté réelle sur l’ensemble de la chaîne de valeur. Qu’il s’agisse de dématérialiser les bulletins de paie, les contrats commerciaux ou la facturation client et/ou fournisseur, il faut démontrer que les flux documentaires sont parfaitement sécurisés tant sur le plan juridique que financier. Il faut par ailleurs miser sur la transparence. Les documents dématérialisés doivent être accessibles facilement et à tout moment, à tous ceux qu’ils concernent. Cette transparence est le tout premier élément de réassurance à mettre en place. Mais cette phase de pédagogie et de réassurance qui s’impose entre clients et fournisseurs, il faut aussi la mener en interne, auprès des collaborateurs.
Rassurer les utilisateurs finaux
Pour qu’un projet soit couronné de succès, il faut donc passer outre les idées reçues et envisager le projet sous un angle plus opérationnel et résolument axé vers les utilisateurs ! Au-delà de l’indispensable volonté managériale, la mise en place d’un accompagnement des utilisateurs (qui doivent accepter de repenser leurs usages) s’impose. Rien ne sert d’intégrer des fonctionnalités ambitieuses dans un système d’impression, intégré à une solution de Gestion électronique des documents (GED) si les collaborateurs sont saisis d’effroi à l’idée de les utiliser.
Tout doit concourir à une adoption rapide par les collaborateurs. Partage d’informations, formations, communication régulière, autant de vecteurs de réussite à prendre en considération en amont du projet !
Vous hésitez encore à vous lancer dans l’aventure ? Pourtant, les perspectives offertes par la dématérialisation sont nombreuses :
- fluidifier la gestion documentaire au sein de l’entreprise,
- faciliter le quotidien des collaborateurs autant que les interactions avec vos partenaires,
- vous ouvrir aux marchés publics, y compris à l’international…
Avec un peu de méthode, et un accompagnement de qualité, le succès sera au bout du chemin !
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