La gestion documentaire va au-delà de la simple organisation des documents. Elle incarne la transparence, la réduction des coûts et la productivité, tout en jouant un rôle majeur dans la réduction de l’empreinte carbone. Cet article explique comment une gestion documentaire efficace peut réduire l’empreinte carbone de votre entreprise. La gestion documentaire peut ainsi devenir un atout puissant de votre stratégie RSE, contribuant à un environnement plus propre et plus durable.
1. Gestion documentaire et RSE : une combinaison gagnante
La gestion documentaire contribue à la transparence en garantissant que toutes les informations pertinentes soient accessibles à ceux qui en ont besoin, ce qui favorise une meilleure communication interne et externe. Cela signifie que les parties prenantes, y compris les clients, les investisseurs et les organismes de réglementation, peuvent suivre les pratiques de l’entreprise de manière plus efficace et s’assurer qu’elles sont conformes aux normes éthiques et environnementales.
La combinaison gestion documentaire et RSE présente de nombreux avantages :
- L’accessibilité des données ou documents : une gestion documentaire efficace signifie que toutes les données pertinentes, y compris les informations sur les pratiques environnementales, sont disponibles à tout moment. Cela démontre l’engagement de l’entreprise envers la transparence et la responsabilité.
- Une réduction des coûts d’impression : la gestion documentaire numérique, par exemple, réduit considérablement les coûts liés à l’impression, à la gestion des archives physiques et aux déplacements liés aux documents. Cela libère des ressources financières pour des initiatives plus durables.
- L’amélioration de la réputation : une entreprise peut montrer son engagement envers la durabilité et la responsabilité, ce qui renforce sa réputation auprès des clients, des investisseurs et de la communauté.
La gestion documentaire et la RSE sont étroitement liées, et leur combinaison peut transformer votre entreprise en un acteur plus transparent, rentable et respectueux de l’environnement.
2. Réduction de l’empreinte carbone
La gestion documentaire traditionnelle, axée sur le papier et les processus manuels, a un impact environnemental considérable dans plusieurs domaines :
- La consommation de papier : selon des données de l’Environmental Paper Network, la production mondiale de papier a augmenté de manière exponentielle au cours des dernières décennies, entraînant des conséquences significatives sur l’empreinte carbone. Les entreprises privilégient une impression raisonnée et intelligente.
- L’énergie : l’impression nécessite une quantité considérable d’énergie, allant de la fabrication du papier à l’impression elle-même. Selon l’Agence de Protection de l’Environnement des États-Unis (EPA), l’industrie de l’impression est l’une des plus énergivores au monde.
- Les déchets : la gestion documentaire papier génère d’importants déchets, allant des consommables aux équipements.
La gestion documentaire peut contribue à la réduction de l’empreinte carbone :
- Réduction de la consommation de papier : en transférant la documentation vers des formats numériques, les entreprises réduisent leur consommation de papier. Moins de production de papier signifie moins de déforestation et moins d’émissions de CO2 liées à cette production.
- Économie d’énergie : les systèmes de gestion documentaire électronique réduisent la nécessité d’imprimer, ce qui diminue la consommation d’énergie associée à cette activité.
- Élimination des déplacements inutiles : Les documents électroniques sont facilement accessibles en ligne, éliminant ainsi le besoin de déplacements physiques pour accéder à l’information.
Ainsi, en réduisant la consommation de papier, l’énergie et les déplacements, elle contribue activement à la préservation de l’environnement, tout en améliorant l’efficacité et la durabilité de votre entreprise.
3 Promotion de la durabilité
Une gestion documentaire bien pensée contribue à la conservation des ressources et à la réutilisation.
La gestion documentaire durable repose sur deux principes fondamentaux : la conservation des ressources et la réutilisation. En adoptant ces principes, les entreprises peuvent réduire leur impact environnemental tout en améliorant leur efficacité opérationnelle.
- Conservation des ressources : une gestion documentaire efficace réduit la nécessité de produire de grandes quantités de papier, de consommer des ressources naturelles pour la fabrication de papier, et de gaspiller de l’énergie pour l’impression et la distribution. Cela contribue directement à la conservation des ressources précieuses de notre planète.
- Réutilisation : Les documents électroniques et numériques peuvent être facilement stockés, archivés et partagés. De plus, les informations numériques peuvent être mises à jour et réutilisées de manière efficace, limitant ainsi la création de nouveaux documents. Les consommables et le matériel d’impression jouent un rôle clé. Et les pratiques des constructeurs diffèrent. Chez Toshiba un plan d’actions permettant le recyclage ou la réutilisation de toners est mis en place visant à collecter et recycler les cartouches de toner vides ainsi que les bacs récupérateurs de toner pleins. Ce service Toshiba s’adapte en fonction des besoins annuels en cartouches des entreprises (volumétrie de cartouches récupérées) et permet de déterminer si les cartouches seront recyclées ou réutilisées. Les cartouches destinées au recyclage sont prises en charge par CONIBI, Consortium Industriel Bureautique Informatique créé en 2020. Les cartouches pouvant être réutilisées sont envoyées à l’usine de production de Toshiba. Une fois réutilisées, ces cartouches peuvent à nouveau être mises sur le marché.
Une gestion documentaire efficace favorise la durabilité en encourageant la conservation des ressources et la réutilisation.
En associant une gestion documentaire efficace à une approche RSE, votre entreprise peut réaliser un double impact positif : réduire l’empreinte carbone grâce à la réduction de la consommation de papier et diminuer les déplacements liés aux documents et à l’économie d’énergie. De plus, elle favorise la durabilité en conservant les ressources et en encourageant la réutilisation. En somme, une gestion documentaire responsable contribue à un avenir plus durable pour votre entreprise et la planète.
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